Odcinek 1: Co to jest system ERP?

Radosław Dudziak: Cześć! Czy wiecie, że aż 97% przedsiębiorstw wskazuje zwiększenie wydajności operacyjnej jako główną korzyść z wdrożenia systemu ERP? Dzisiaj porozmawiamy o tym, czym jest system ERP oraz w jaki sposób wspiera budowanie konkurencyjności dzięki innowacyjnym technologiom.

Nazywam się Radosław Dudziak i o tym, co to jest system ERP będę rozmawiał z Przemkiem Kniatem.

Przemysław Kniat: Cześć.

Radosław Dudziak: Obaj pracujemy bezpośrednio z klientami w IT.integro i mamy w tym zakresie łącznie prawie 20 lat doświadczenia. Przemku, powiedz zatem, co to jest system ERP.

Przemysław Kniat: Systemy ERP mają swoją długą historię, jak wiesz ponad 30-letnią. Powstały na bazie ewolucji systemów informatycznych wspomagających zarządzanie firmą. Ich główną cechą i zaletą jest to, że integrują wszystkie obszary działalności współczesnego przedsiębiorstwa. Czyli i finanse, i zasoby ludzkie, i tak zwaną "działalność operacyjną". Jeżeli mówimy o finansach to mówimy zarówno o rachunkowości finansowej, o zarządzaniu finansami, ale również rachunkowości zarządczej i controllingu, np. budżetowanie, rachunek kosztów czy przepływy pieniężne. Jeśli mówimy o zasobach ludzkich to mówimy o tych twardych elementach kadrowo-płacowych, jak i o rejestracji czasu pracy pracowników. Też o miękkim HR-ze, czyli szkoleniach, ścieżce kariery, portalu pracownika.

Natomiast jeśli mówimy o działalności operacyjnej no to tutaj mamy oczywiście takie moduły jak sprzedaż i dystrybucja, zarządzanie zaopatrzeniem, zarządzanie produkcją czyli te elementy funkcjonalne MRP II. Jak i dodatkowe moduły - projekty, kontrola jakości, utrzymanie ruchu, serwis. Jak widać, jest ich dosyć sporo.

Radosław Dudziak: W takim razie jaka jest rola systemu ERP, skoro działa w różnych obszarach? Czy prawie wszystkich obszarach firmy.

Przemysław Kniat: Systemy ERP rozwijają się w toku postępu technologicznego. Dzisiaj żyjemy w czasach cyfrowej transformacji, gdzie do głosu dochodzą nowoczesne technologie takie jak chmura obliczeniowa, internet rzeczy, sztuczna inteligencja, Big Data. W tym kontekście systemy ERP na pewno powinny stanowić taki fundament właśnie cyfrowej transformacji, czyli być z jednej strony scentralizowanym źródłem danych - ale także elementem, w którym te dane są gromadzone z wielu różnych poziomów organizacji. Po co? Po to, żeby stanowić też źródło decyzji biznesowych. Dzięki temu używamy wysokiej jakości danych w systemach ERP, jesteśmy w stanie robić bardziej precyzyjne analizy, a decydenci są w stanie podejmować bardziej precyzyjne i trafniejsze decyzje biznesowe. Więc to jest drugi element.

Trzeci element, o którym warto wspomnieć to ekosystem, czyli systemy ERP powinny być elementem spójnego ekosystemu. Po co? Po to, żeby integrować jak najwięcej rozwiązań informatycznych dostępnych w organizacji w celu automatyzacji procesów oraz w celu usprawnienia przepływu informacji między użytkownikami, działami, firmami w ramach grupy itd.

Czwarty ważny element to użytkownicy i dostęp do informacji dla użytkowników systemu. Informacja jest dzisiaj kluczowa i system ERP... nowoczesny system ERP powinien znosić te wszystkie bariery w dostępie do informacji. Te cztery elementy są najważniejsze.

Radosław Dudziak: Systemów ERP jest na rynku bardzo dużo. Czy możesz powiedzieć, czym one się między sobą różnią? Może jednak są takie same, podobne?

Przemysław Kniat: Jasne, jest dużo systemów - masz rację. Jest już pewnie z kilkadziesiąt dostępnych na rynku. Można też różne kryteria podziału systemów zastosować. Skupmy się na trzech. Pierwszy to systemu ERP możemy podzielić ze względu na sposób, w jaki są one dostarczane i gdzie są instalowane. Mamy dosyć czytelny podział - systemy lokalne (tzw. tradycyjne) i systemy chmurowe. Lokalne, czyli takie, które instalujemy u klienta; chmurowe to takie, które instalujemy w chmurze, w modelu IaaS, czyli infrastruktura jako usługa, bądź w modelu SaaS, czyli oprogramowanie jako usługa. To jest jeden z klasycznych podziałów.

Idąc dalej, systemy możemy podzielić również ze względu na wielkość firm, a także strukturę organizacyjną firmy. Czyli mogą to być systemy lokalne bądź systemy grupowe. Systemy lokalne, czyli takie, które mogą być używane w konkretnym kraju bądź spełniają przepisy prawne tylko danego kraju. Grupowe czy też międzynarodowe to takie, które możemy wdrażać w korporacjach międzynarodowych i też mają inną charakterystykę w kontekście zarządzania danymi procesami. I trzecie kryterium, o którym możemy powiedzieć to branżowość, czyli systemy możemy podzielić na systemy tzw. uniwersalne, czyli takie które nie są dedykowane konkretnej branży tylko mogą być wdrożone w dowolnych spółkach, o dowolnej specyfice i segmencie rynku.

Z drugiej strony są systemy właśnie branżowe, które są dedykowane tylko konkretnej branży, konkretnemu segmentowi. No są takie branże, jak branże chemiczne, branża farmaceutyczna, branża motoryzacyjna, automative czy też branża meblowa, które mają dosyć specyficzne wymagania. I tutaj sprawdzają się systemy branżowe. Są też systemy, które - można powiedzieć - są czymś pomiędzy, czyli systemy uniwersalne. One są na tyle otwarte, na tyle skalowalne, że mają też dostępne moduły branżowe, czyli możemy system - mimo uniwersalności - dostosować do specyfiki konkretnej branży.

Radosław Dudziak: Który z tych modeli klienci najczęściej wybierają, biorąc pod uwagę te kryteria podziału, które wymieniłeś?

Przemysław Kniat: Mówisz o chmura czy nie chmura, czy ogólnie?

Radosław Dudziak: Mówię ogólnie.

Przemysław Kniat: Okej, jeśli chodzi o to czy chmura, czy nie chmura - bo to jest jedno z kryteriów podziału - to tutaj mogę wspomóc pewnym raportem z tego roku przygotowanym przez Panorama Consulting Group. Firma zajmuje się badaniem rynku pod kątem systemów ERP. I według tych badań, patrząc globalnie na całym świecie, to podział między systemami lokalnymi a systemami chmurowymi jest mniej więcej pół na pół w tej chwili. Natomiast patrząc w kontekście typowo chmury, jak i modeli chmurowych no to większość firm wybiera już model SaaS, czyli model oprogramowanie jako usługa. To jest ok. 75% firm decyduje się na ten model.

Radosław Dudziak: To już dużo. A wyjaśnij może tak szerzej, czym się w zasadzie różni taki model wdrożenia w tej formie tradycyjnej vs ten model chmurowy.

Przemysław Kniat: Jeśli chodzi o różnicę to tych różnic nie należy szukać w takiej warstwie funkcjonalnej, bo funkcjonalność systemu nie zależy od tego, czy system jest w chmurze, czy system jest w modelu tradycyjnym. Oczywiście rozwiązania chmurowe, jako że to jest pewien trend (żyjemy w czasach cyfrowej transformacji), to rozwiązania chmurowe są z definicji lepiej dopasowane do tego ekosystemu rozwiązań biznesowych, o którym mówiłem. Są lepiej zintegrowane po prostu już na starcie. W systemach klasycznych to jest również do osiągnięcia, natomiast wymaga dodatkowej pracy i zasobów, żeby tą integrację po prostu zapewnić. Natomiast tam, gdzie są podstawowe różnice pomiędzy tymi modelami to jest poziom dostarczenia instalacji a także administracji komponentami, które są niezbędne do tego, żeby system uruchomić.

System ERP jest dosyć złożonym bytem, nazwijmy to. Działa w oparciu o architekturę trójwarstwową, czyli wymaga odpowiednich komponentów do tego, żeby mógł działać. Te komponenty możemy podzielić na dwie główne warstwy - warstwa infrastruktury (po prostu potrzebujemy mieć sprzęt, potrzebne są serwery, potrzebne są dyski, całe otoczenie sieciowe, wirtualizacja). I to jest pierwszy aspekt. Drugi aspekt to tzw. warstwa operacyjna, czyli oprogramowanie serwerowe, które pozwala systemowi działać. Czyli np. system operacyjny, baza danych SQL bądź dowolna baza danych, na której system będzie działał; oprogramowanie do warstwy pośredniej, oprogramowanie do platformy webowej komunikacji z użytkownikiem. To są te komponenty, które są wymagane.

Trzecim komponentem jest oczywiście sama aplikacja. I teraz - w modelu takim tradycyjnym odpowiedzialność za te wszystkie elementy, czyli infrastrukturę, warstwę operacyjną i aplikację, spoczywa na kliencie. To klient ponosi koszt inwestycyjny związany z zakupem sprzętu, musi zapewnić odpowiednie warunki pracy dla tego sprzętu, musi zatrudnić osoby, które tez będą się tym sprzętem opiekować - zapewniać jego bieżącą obsługę.

Radosław Dudziak: A w chmurze nie ma tego?

Przemysław Kniat: W chmurze jest zupełnie odwrotnie. Natomiast to, co zyskuje klient, dzięki temu, że ma to u siebie to ma pełną kontrolę. Decyduje o tym, jakie są parametry środowiska, gdzie są dane, kto ma dostęp do systemów w pełny i świadomy sposób. Jeśli mówimy o chmurze no to tutaj w zależności od modelu oddajemy część odpowiedzialności za wybrane komponenty środowiska dostawcy chmury. W modelu IaaS, czyli infrastruktura jako usługa, tym elementem jest infrastruktura, którą dzierżawimy od dostawcy. W modelu SaaS są to wszystkie komponenty - i infrastruktura, i warstwa operacyjna, i aplikacja. Tym w pełni zarządza dostawca chmury, dzięki czemu firma jest w stanie zdjąć z siebie ciężar odpowiedzialności za te wszystkie elementy. No i skorzystać z tych, nazwijmy to, dobrodziejstw chmury, czyli niski próg wejścia, zasoby, z których się korzysta, brak konieczności inwestycji w strukturę sprzętową. Natomiast też musi się pogodzić z tym, że nie ma już takiego wpływu na skalowalność w kontekście wydajności; że musi system aktualizować regularnie i po prostu zaufać dostawcy chmury w kontekście bezpieczeństwa. To są kluczowe elementy.

Radosław Dudziak: Okej, a na początku jeszcze wspominałeś o danych w systemie ERP. Czy mógłbyś też wyjaśnić w jaki sposób te dane zbieramy w systemie? Jak to wszystko zorganizować, żeby z tych danych potem wyciągnąć jakieś sensowne informacje?

Przemysław Kniat: Bardzo ważny temat - dane, które są kluczowe w tych czasach cyfrowej transformacji. Są wręcz paliwem transformacji cyfrowej. Jak wiemy firmy w dzisiejszych czasach generują ogromną ilość danych - danych sprzedażowych, danych finansowych, danych produkcyjnych oraz wielu innych. Pierwszym takim wyzwaniem, czyli Twoje pytanie "jak to zorganizować", to trzeba znaleźć jedno miejsce, w którym te dane będą gromadzone. I system ERP wydaje się takim dosyć naturalnym bytem w tym kontekście, ponieważ on i generuje, i odpowiada za przetwarzanie danych na różnych poziomach organizacji. Natomiast skąd te dane mają się tam w tym systemie brać i jakie mamy źródła tych danych no to takim naturalnym źródłem danych oczywiście są użytkownicy, którzy pracują w systemie. Oni przetwarzają dane, oni wprowadzają te dane. Co więcej, odpowiadają za jakość tych danych i ich przejrzystość, dostępność. Są dosyć kluczowym zasobem i elementem całej architektury.

Natomiast w dzisiejszych czasach coraz więcej firm korzysta z nowoczesnych technologii w kontekście pozyskania danych, po to, żeby pozyskiwać te dane z różnych poziomów organizacji. Nawet z tych najniższych poziomów w fabrykach - z poziomów maszyn, urządzeń. I tutaj takie elementy jak czujniki, sensory, technologie czy usługi internetu rzeczy pomagają firmom właśnie w gromadzeniu wysokiej jakości danych w krótkim czasie.

Radosław Dudziak: Okej, ale co firma z tego ma? Bo wiemy jak to faktycznie zbierać, wiemy skąd, a co to może przynieść firmie? Jakieś korzyści?

Przemysław Kniat: Jeśli gromadzimy dane z wielu poziomów możemy powiedzieć, że podnosimy jakość tych danych. Podnosimy jakość tych danych, podnosimy jakość analiz, podnosimy jakość decyzji, które są w oparciu o te dane podejmowane. To jest pierwszy aspekt. Drugi aspekt istotny jest taki, że możemy skorzystać z nowoczesnych technologii w kontekście przetwarzania tych danych. Takie technologie jak Big Data pozwalają firmom na przetwarzanie dużych zbiorów danych. Bo skoro mamy gromadzić tych danych coraz więcej no to musimy wydajnie je analizować. Więc to jest jedna z usług, które możemy wykorzystać.

Z drugiej strony, takie technologie jak sztuczna inteligencja pozwalają firmom na budowę modeli predykcyjnych w oparciu o które jestem w stanie prognozować bądź przewidywać różnego rodzaju zachowania. Prognozować popyt, sprzedaż, dostępność towarów i produktów, przewidywać awarie, zachowania klientów. Wiele elementów możemy pod to podciągnąć. Natomiast to co jest istotne - bo to tak oczywiście ładnie wszystko brzmi - żeby to było możliwe musimy zapewnić też na każdym z tych etapów (generowania, gromadzenia, przetwarzania danych) wzajemną komunikację i przenikanie się tych rozwiązań. Czyli znowu wracamy do tego ekosystemu. Musimy zapewnić spójny system rozwiązań, które są w stanie się ze sobą sprawnie komunikować w obrębie jednego organizmu.

Radosław Dudziak: No dobra, a w takim razie powiedz dla jakich firm są systemy ERP, czy jakie firmy powinny używać systemów ERP?

Przemysław Kniat: To nie jest tak, że systemu ERP powinna używać każda firma. Są też systemy tzw. wyspowe niezintegrowane, które doskonale sprawdzają się w mniejszych organizacjach, ponieważ te firmy mają mniejsze potrzeby. Natomiast decyzja firm o wyborze systemu ERP jest najczęściej podyktowana po prostu ich rozwojem. Firmy się rozwijają i mają większe potrzeby chociażby w kontekście automatyzacji i uporządkowania procesów organizacji. Do tego momentu każda firma dochodzi gdzieś tam swoim tempem i w swoim zakresie.

Radosław Dudziak: I kiedy jest ten moment, kiedy firma mogłaby rzeczywiście system wdrożyć?

Przemysław Kniat: Możemy wyróżnić kilka przesłanek, które mogą mówić, że to jest dobry moment. Np. potrzeba rozwoju. System ERP powinien, po pierwsze, wspierać rozwój organizacji, powinien być otwarty na zmiany, czyli zmieniać się wraz z organizacją. Powinien być otwarty na nowe pomysły, które mogą się pojawiać w organizacjach w przeciągu lat. Więc system ERP powinien wspierać. Jeżeli czujemy potrzebę rozwoju to to jest dobry moment.

Drugi aspekt to wzrost wydajności w kontekście pracy - użytkowników, ale w ogóle też procesów firm. Potrzebujemy automatyzować procesy, potem porządkować i podnosić efektywność przepływu informacji wewnątrz organizacji. Jeżeli taką potrzebę odczuwamy to jest ten moment na wybór systemu ERP.

Idąc dalej - funkcjonalność. Systemy ERP rozwijają się w kontekście funkcjonalności. Być może system, którego firma używa w tym momencie nie ma jakiejś funkcjonalności, które są dostęna w nowoczesnych systemach i tutaj warto się tym tematem zainteresować.

I czwarty aspekt to postęp techniczny. Nowoczesne technologie, o których mówimy. Starsze systemy tego nie mają, mniejsze systemy też tego nie mają. Nie mają po prostu tego poziomu integracji danych. Nie tutaj jest ich rola, więc jeśli firma odczuwa taką potrzebę i chce skorzystać z tych nowych technologii to systemy ERP się do tego idealnie nadają. 

Radosław Dudziak: Wspominałeś o tym, że systemy mogą być np. otwarte czyli można je dostosowywać do swoich potrzeb i jakichś konkretnych wymagań. A powiedz w takim razie, na ile firmy potrzebują takich dostosowań? W zasadzie jak te systemy można dostosowywać - czy do swojego indywidualnego biznesu, czy do zmieniających się warunków otoczenia. Zakładam, że pewnie każdy twierdzi, że jest indywidualny i chce to mieć po swojemu, tak?

Przemysław Kniat: Z punktu widzenia klienta oczywiście najbardziej istotne jest to, żeby system, który mają wybrać i wdrożyć jak najbardziej spełniał ich oczekiwania, jak najlepiej odwzorował ich procesy, a także był dostosowany do specyfiki firmy. No i to jest oczywiście naturalne, ponieważ im mniej tych dostosowań na początku tym mniejsze są koszty - też utrzymania systemu w kolejnych latach. Natomiast bardzo ważnym aspektem, o którym myślę, że warto powiedzieć jest to, że... na co powinny zwrócić uwagę firmy, wybierając system to jest właśnie ta otwartość platformy na zmiany. Bo nawet jeśli system na początku wydaje się być spełniającym wszystkie wymagania to przecież systemu nie szukamy na rok, dwa, trzy. Systemu szukamy na lata. System, tak jak mówiliśmy, ma wspierać rozwój, ma rosnąć razem z firmą, ma być otwarty na zmieniające się potrzeby organizacji w kontekście jakichś zmian czy nowych pomysłów, otwartości na nowe rynki. Różne pomysły firmy mają. Jeśli w tym kontekście system nie będzie otwarty no to sobie zamykamy pewną drogę. Możemy podać kilka przykładów takich z życia, np. firma polska, która otwiera oddział za granicą. No to jeśli system nie jest systemem wielofirmowym to jest problem. Jeśli system nie wspiera przepisów prawa w innych krajach to wtedy jest problem. Firma staje przed decyzją o tym, czy wybrać nowy system w tych poszczególnych krajach czy w konkretnym kraju, czy też w ogóle zmienić podejście i wdrożyć system scentralizowany.

Inny przykład, który się uwidocznił w ostatnim roku przez COVID - firmy nagle stanęły przed wyzwaniem integracji systemu ERP z wieloma platformami sprzedażowymi. Różnymi platformami. I teraz, jeżeli system nie wspiera tej otwartości no to jest problem i trzeba go wymienić. Także to jest bardzo ważny aspekt, o którym firmy powinny pamiętać. Sprawdzać i upewniać się, czy system jest otwarty na te zmiany, ponieważ to gwarantuje rozwój, który jest kluczowy.

Radosław Dudziak: Okej... ale z badań wynika, że 89% które szukają systemu ERP wskazują funkcjonalność finansów jako taki kluczowy obszar. Dlaczego on jest tak ważny, skoro mówimy tutaj o dostosowaniu w tak wielu obszarach?

Przemysław Kniat: Finanse, księgowość i controlling to są te obszary, w których gromadzone są dane na podstawie których podejmowane są te najważniejsze, strategiczne decyzje. Więc na pewno są bardzo istotne. Jakość tych danych i ich przejrzystość, a także dostępność i aktualność jest kluczowa w kontekście tych decyzji. Drugi aspekty, który jest ważny w tych obszarach finansowo-księgowych to automatyzacja procesów rachunkowości, a także automatyzacja procesów przetwarzania dokumentów. Właśnie po to, żeby mieć szybko aktualne dane w systemie. Także tutaj nie ma się co dziwić, że użytkownicy czy decydenci tak to odbierają, ponieważ system na wielu poziomach jest w stanie po prostu wspierać firmy. Kontrolować i optymalizować przepływy pieniężne albo stany magazynowe; jest w stanie kontrolować przepływy i koszty, i po prostu rentowność firmy czy też jest w stanie dzięki temu zarządzać ryzykiem i podejmować strategiczne decyzje inestycyjne. Więc z tego punktu widzenia oczywiście obszar finansowo-księgowy jest bardzo istotny i kluczowy.

Często, z takiej też praktyki - firmy mają takie pomysły, żeby wdrożyć system ale bez modułu finansowo-księgowego. To wtedy trochę mija się z celem.

Radosław Dudziak: Da się?

Przemysław Kniat: Da się, jasne, że się da. Wszystko się da, ale to jest jakby zaprzeczenie idei systemu ERP, w którym właśnie moduł finansowo-księgowy jest bardzo istotny, no bo na podstawie tych danych chcemy podejmować decyzje. Jeśli ten moduł pominiemy to dosyć mocno się po prostu na starcie ograniczamy. Więc wtedy pytanie, czy my w ogóle potrzebujemy systemu ERP - czy do niego dorośliśmy, czy jesteśmy gotowi do tego, żeby taki system wykorzystywać w pełni.

Radosław Dudziak: No tak, myślę, że bez wątpienia finanse w biznesie są istotne, także tu chyba nie ma nikt wątpliwości. A co z tymi pozostałymi rozwiązaniami IT, bo przecież w firmie takich rozwiązań na pewno każdy ma wiele - nie tylko systemów ERP. W jaki sposób można je zintegrować z tym systemem, żeby odnieść też z tego jakąś korzyść.

Przemysław Kniat: Na pewno powinniśmy o tym pomyśleć. To jest troszkę takie nawiązanie do tego ekosystemu, o którym zaczęliśmy rozmawiać, ale może warto to teraz trochę pogłębić i wejść w szczegóły. Może powiem na przykładzie ekosystemu Microsoft, jako że są najbliżsi mi, ale też myślę, że najbliżsi klientom, ponieważ z mojego 10-letniego doświadczenia i ostatniej współpracy z klientami no nie ma firmy, które by nie korzystała już z jakichś rozwiązań Microsoft. A Microsoft jest liderem cyfrowej transformacji. Swoją przewagę opiera na tym, że posiada w swoim portfolio nie jeden produkt czy usługę a całą gamę produktów, które są wszystkim w organizacji i firmach doskonale znane. 

Radosław Dudziak: No tak, Worda czy Excela pewnie każdy umie.

Przemysław Kniat: Dokładnie. Co więcej, strategia, którą Microsoft realizuje, czyli strategia One Microsoft ma właśnie na celu jak największą integrację tych wszystkich rozwiązań biznesowych, z których korzystają firmy. Więc jeśli firma wybiera system ERP Microsoft no to przez sam ten fakt już jest jakby pewna wartość dodana, która wynika z tego, że ten system będzie naturalnie zintegrowany z tymi elementami.

Teraz możemy sobie trochę wejść w szczegóły tych poziomów integracji i podać przykłady konkretnych korzyści, które firma może odnieść. I teraz tak - pierwszy poziom to powiedzmy niech będzie ten poziom integracji systemu ERP z Microsoft 365, czyli elementami Microsoft 365 Outlook, Teams, Microsoft Excel. Microsoft zapewnia wtyczki do tych aplikacji z poziomu systemu ERP. Mówię konkretnie w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central. Czyli użytkownik z poziomu Outlooka może zidentyfikować klienta, może jego kartotekę podejrzeć, może - co więcej - tworzyć nowe dokumenty. Oferty, zamówienia, faktury. Tworzyć je i wysyłać bezpośrednio do klienta bez konieczności przełączania się do interfejsu użytkownika systemu. Jeśli chodzi o Excel, użytkownik może wejść, zaimportować dane do Excela, tam je zedytować na grupie elementów i następnie zapisać bezpośrednio z tego poziomu. Dzięki temu, że mamy po prostu wtyczkę w Excelu nie musimy wchodzić do systemu ERP, poprawiać danych. Możemy to zrobić w Excelu i w prosty sposób zaktualizować dane w systemie.

Pracujemy w systemie ERP z poziomu innych aplikacji tego całego ekosystemu. Microsoft Temas na przykład. Możemy prowadzić dyskusje w kontekście wybranych elementów systemu, czyli np. kartotek towarowych, kartotek dostawców, nabywców i wyświetlać te kartoteki oraz edytować dane na tych kartotekach z poziomu MS Teams. Czyli nie musimy się ciągle przełączać do systemu, do interfejsu, więc to jest jakby jeden poziom, który wspiera ergonomię i użyteczność pracy dla użytkownika. Możesz zrobić pewne działania z każdego poziomu.

Drugi obszar, myślę, że bardzo istotny, to Power Platform, czyli to jest grupa, platforma tzw. rozwiązań niskokodowych. Takich, które nie wymagają od użytkowników specjalistycznej wiedzy programistycznej ani wiedzy IT w kontekście obsługi. Te rozwiązania wspierają użytkowników w tworzeniu raportów, budowie aplikacji, przepływach pracy i automatyzacji. Mamy tutaj Power BI, Power Apps, Power Automate. I to, o co zadbał Microsoft to to, żeby z jednej strony elementy tej platformy miały gotowe konektory do kilkuset istniejących aplikacji i źródeł danych. Czyli Power BI może korzystać z wielu różnych źródeł danych w kontekście raportów; w Power Apps możemy tworzyć aplikacje w oparciu o wiele źródeł danych z różnych innych systemów, baz danych, aplikacji; Power Automate czyli automatyzacja procesów i przepływów pracy. Te przepływy możemy budować w oparciu o wiele różnych aplikacji - nie tylko aplikacji Microsoft. Tych dostępnych wtyczek jest ok. kilkaset. Gotowe są też szablony, które pozwalają nam korzystać z gotowych, sprawdzonych przepływów pracy, więc to jest kolejny poziom.

Trzeci poziom to jest poziom integracji systemów ERP z nowoczesnymi technologiami, o których już mówiliśmy. Czyli sztuczna inteligencja - już dzisiaj w systemie możemy prognozować sprzedaż, przepływy pieniężne. Internet rzeczy - możemy podłączać maszyny do systemu, dzięki czemu zasilać go danymi z tego poziomu. Możemy korzystać z usług Big Data po to, żeby analizować dane, jeżeli mamy tych danych dużo. Więc to jest kolejny poziom integracji.

No i powiedzmy sobie szczerze, Microsoft ma najbardziej kompleksowy ten interfejs i najbardziej użyteczny, gdzie próg wejścia w ten ekosystem Microsoft jest dość niski jako że wszyscy korzystają z jakichś rozwiązań Microsoft.

Radosław Dudziak: Okej, czyli Power Apps, Power BI... czyli Microsoft daje dużo tego "power", ale w takim razie tego jest tak dużo, że pytanie, czy taki zwykły użytkownik nie zagubi się w tym wszystkim? I też tak naprawdę jaką korzyść on odniesie z tego wszystkiego w swojej codziennej pracy?

Przemysław Kniat: To, co jest istotne z punktu widzenia użytkownika to po pierwsze ergonomia pracy i dostęp do informacji. Nowoczesne systemu ERP zapewniają nam dostęp do informacji, czyli to, żebyśmy mogli połączyć się z systemem z dowolnego miejsca - czy to z pracy, czy to z domu. Z dowolnej platformy - czy to jest Android, Windows czy iOS. I z dowolnego urządzenia - czy to jest laptop, stacja robocze, smartphone czy tablet to nie ma mieć znaczenia. Użytkownik ma mieć możliwość dostępu do informacji.

Drugi element to użyteczność systemu. Te interfejsy są projektowane w taki sposób, żeby użytkownik po zalogowaniu w szybki sposób był w stanie zorientować się w sytuacji i po prostu przystąpić do codziennych zadań. Interfejsy są oparte na tzw. rolach użytkowników. Każdy użytkownik ma spersonalizowaną rolę po to żeby właśnie po zalogowaniu miał dostęp tylko do tych obszarów, danych, funkcjonalności, które są mu niezbędne do realizacji swoich zadań. I to jest jakby jeden element, czyli ta użyteczność, dostępność informacji, dostępność interfejsu. Pytałeś o to zagubienie użytkownika, no właśnie kolejnym elementem jest to, żeby w interfejsie takiego systemu zawrzeć też informacje, które pochodzą z innych, z innych aplikacji. Po to, żeby właśnie użytkownik się nie zagubił, tylko miał wszystko w jednym miejscu. Przykłady takich zastosowań - raporty Power BI. Raporty Power BI to są raporty, które mogą być budowane na podstawie różnych źródeł. Nie tylko systemów ERP, ale mogą być dzięki tej integracji oglądane z poziomu interfejsu systemu ERP, czyli tu mamy pewną synergię w tym zakresie.

Radosław Dudziak: Czyli użytkownika w zasadzie nie obchodzi, z czego korzysta, tylko informacja, której potrzebuje.

Przemysław Kniat: Tak. Kolejny przykład to mogą być maila, czyli użytkownik może zawsze mieć dostęp do swojej skrzynki mailowej z poziomu systemu ERP. Może te maila przeglądać, może te maila wysyłać. Nie musi przełączać się na klienta poczty. Automatyzacja procesów to też jest ostatni aspekt, o którym dzisiaj mówiliśmy. Te przepływy pracy mogą być wręcz wyzwalane z systemu ERP przez użytkownika. A system ERP jest oczywiście ważnym ogniwem w tych przepływach pracy i kluczowym elementem. Poziomów jest wiele. Ergonomia pracy jest też tym elementem, do którego dostawcy systemów przywiązują bardzo dużą rolę, więc myślę, że nie ma takich obaw, bo to jest kluczowe, żeby użytkownicy właśnie byli w stanie poruszać się w systemie w sposób płynny. 

Radosław Dudziak: Okej, a mówimy dzisiaj bardzo dużo - a właściwie Ty nam to wszystko przybliżasz - o nowoczesnych technologiach, o tej dużej ilości danych, automatycznych procesach itd. Czy faktycznie taka technologia jest dostępna dla wszystkich, czy to raczej zarezerwowane dla większych firm, które po prostu mogą sobie na to pozwolić, żeby z tych technologii korzystać?

Przemysław Kniat: Powiedzmy sobie szczerze, że w interesie dostawców tych usług jest to, żeby były one dostępne, więc w większości te usługi, o których mówiliśmy są to po prostu usługi chmurowe. Czyli to dostawca tych usług, np. Microsoft dba o to, żeby te usługi działały; o to, żeby zapewnić im odpowiednią wydajność i moc obliczeniową do tego, żeby realizowały procesy w sposób wydajny. No i żeby działały w odpowiednim trybie dostępności. Cały ciężar jest po stronie usługodawcy, nazwijmy to. I w interesie Microsoft jest też to, żeby zapewnić komunikację z tymi elementami, z którymi chcemy się zintegrować. To były te konektory. Żeby można było w łatwy sposób się do tych usług podłączyć, więc tutaj po prostu korzystamy z tych dobrodziejstw chmury. Niski próg wejścia, dosyć elastyczny tryb rozliczeń Pay-as-you-go, czyli firma płaci rzeczywiście za ten poziom dostępności - ten poziom wydajności usług - jaki jest potrzebny.

Co też ważne, wydajność można sobie płynnie regulować. Jeśli wymagamy większej wydajności w jakimś konkretnym okresie czasu możemy to łatwo podnieść. Nie musimy znowu inwestować w jakiś sprzęt itd., po prostu korzystamy z zasobów o większej wydajności. Płacimy za to więcej oczywiście, natomiast mamy taką dostępność. Więc jak najbardziej - dla wszystkich.

Radosław Dudziak: A no właśnie, wiele firm już używa dziś systemu ERP, tyle że często taki system już ma wiele lat, nie był zmieniany. Często też firmy nie widzą potrzeby jego zmiany na jakiś nowszy system. Czy byś mógł w takim razie powiedzieć, jaką korzyść taka firma może odnieść z tego, że właśnie ten system zmieni na nowszy czy zaktualizuje - jakbyśmy tego nie nazwali.

Przemysław Kniat: Trochę o tych korzyściach i tych przesłankach już mówiliśmy, więc ja bym pytanie odwrócił, czyli powiedział jakie są zagrożenia związane z tym, że firma nie aktualizuje systemu. Jakie są ryzyka z tym związane. Wszyscy wiemy, że każdy system ma swój cykl życia i ma także wsparcie dla tego systemu. Dla systemu, ale także dla komponentów, które są potrzebne, żeby system działał - o których już mówiliśmy, czyli SQL, system operacyjny, wybrane usługi. One również wymagają wsparcia. I teraz pytanie jest takie: czy firma jest w stanie ponieść takie ryzyko, że dostawca systemu czy też partner przestanie po prostu wspierać stare technologie. Bo w niczyim interesie nie jest wspieranie starych technologii.

Radosław Dudziak: Czyli to rozumiem coś na zasadzie, jak Windows XP wyszedł już z obiegu, ze wsparcia? To również tutaj jest ryzyko podobne? 

Przemysław Kniat: Tak, to jest jeden aspekt technologiczny, ale to, co bardziej istotne to dostosowanie systemu do przepisów, które się zmieniają praktycznie w trybie ciągłym. Tych zmian jest bardzo dużo. No i system, który nie jest przystosowany do przepisów prawa jest systemem bezużytecznym. Teraz pytanie, czy firma jest w stanie ponieść to ryzyko. Oczywiście oprócz tych elementów mamy też elementy związane z dostępnością do technologii oraz do funkcjonalności. Czy firma jest gotowa ponieść to ryzyko potencjalnej utraty przewagi konkurencyjnej, wynikającej z tego, że inni mają dostęp do technologii i ją wykorzystują, i są w stanie podejmować lepsze decyzje, a my nie, bo tkwimy w jakimś starym technologicznie rozwiązaniu i nie chcemy nic zmieniać. Także jak najbardziej jest wiele zagrożeń, które wynikają z tego, że systemu nie zmieniamy. Ten problem trochę nam się kończy w kontekście chmury. Jeżeli mamy chmurę no to po pierwsze, nie musimy zarządzać tą technologią - ona zawsze jest nowa. System się aktualizuje, więc rozwiązania chmurowe też z firm ten ciężar aktualizacji systemów i bycia zawsze na czas z technologią znosi, ponieważ tam jest zawsze wszystko dostępne i aktualne. Ale w kontekście systemów lokalnych rzeczywiście to jest jakiś problem.

Radosław Dudziak: No tak, czyli pewnie decyzja o nowym systemie nie jest taka łatwa, ale z drugiej strony ryzyko też jest duże, żeby tej decyzji nie podejmować.

Przemysław Kniat: Tak. Pamiętajmy też, że technologia się zmienia w systemach ERP i o ile kilka lat temu update systemu to był duży projekt, o tyle dzisiaj systemy są tak projektowane, żeby po prostu wspierać i zapewniać ciągłość tych aktualizacji. M.in. przez to, że są dostępne w chmurze. Po prostu musi być możliwość ich bieżącej aktualizacji, więc dzisiaj upgrade to już nie jest wielkie wydarzenie. Natomiast trzeba oczywiście pamiętać o tym, żeby mieć zawsze dostępne narzędzia i po prostu aktualizować możliwie z wersji na wersję. Tego wymaga dzisiejszy rynek tak naprawdę.

Radosław Dudziak: Przemku, dziękuję Ci za rozmowę i wyczerpujące odpowiedzi. W następnym odcinku z naszej serii Rozmów o IT będę rozmawiał z Piotrem Śledziem - Prezesem i założycielem IT.integro. Porozmawiamy o tym, czym jest chmura obliczeniowa, sztuczna inteligencja czy analiza predykcyjna, a także wiele więcej. Zapraszamy!