Odcinek 4: Na co zwrócić uwagę, wybierając system ERP?

Radosław: Cześć! Jeżeli zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu ERP, ale nie jesteś pewny jakie oprogramowanie będzie właściwe dla Twojej firmy, w dzisiejszym odcinku Rozmów o IT postaramy Ci się w tym pomóc. Wyjaśnimy, co jest najważniejsze przy wyborze takiego rozwiązania oraz podpowiemy, na co warto zwrócić uwagę wybierając dostawcę ERP. Zapraszamy.

Nazywam się Radosław Dudziak, a towarzyszy mi dzisiaj Magdalena Stypczyńska - Koordynator sprzedaży i rozwoju produktów ISV w firmie technologicznej IT.integro. Magda zajmuje się systemami ERP oraz dedykowanymi aplikacjami od ponad 12 lat.

Rynek systemów ERP jest bardzo duży. Według danych Apps Around the World wartość globalnego rynku wyniosła prawie 95 mld dolarów, a w tym roku Ma wzrosnąć o kolejne 660 milionów. Rynek dynamicznie się rozwija, rozwiązań cały czas przybywa, więc w jaki sposób zabrać się za poszukiwanie systemu ERP. Na co warto zwrócić uwagę?

Magdalena: Przede wszystkim - co może się wydawać dziwne dla tych, którzy jeszcze nigdy nie zetknęli się z tym zagadnieniem w swojej działalności - najpierw musimy zacząć od samych siebie. Musimy rozważyć, czy poszukujemy systemu, który ma spełnić większość naszych potrzeb biznesowych i wspierać wszystkie działy w naszej organizacji. Czy poszukujemy systemu, który będzie produkowany naturalnie - tutaj na rynku, na którym działamy, czy będzie to raczej system dostarczany globalnie przez światowych producentów. Musimy sobie zdać sprawę z tego, że bardzo ważnym czynnikiem, który powinniśmy wziąć pod uwagę to wybór odpowiedniego zespołu, który jest ważny zarówno przy wyborze systemu, jak i później w trakcie wdrożenia. Wybór systemu ERP to nie jest projekt tylko i wyłącznie z działu IT. To jest projekt, który dotyczy przede wszystkim naszego biznesu, więc w ten wybór muszą być zaangażowane kluczowe osoby i to ze strony decyzyjnej, i ze strony znajomości naszego biznesu i procesów, które w tym biznesie realizujemy.

Oczywiście kolejnym istotnym elementem jest również budżet, który chcemy przeznaczyć. To mogą być bardzo niebagatelne kwoty, o czym pewnie jeszcze porozmawiamy. Bardzo ważne jest to, żebyśmy skupili się na naszych potrzebach zarówno w kontekście obszarów, które chcemy wesprzeć tym nowym systemem, jak i celów, które chcemy osiągnąć.

Radosław: A skąd wiadomo, że to jest właśnie ten odpowiedni moment, żeby wdrożyć nowy system?

Magdalena: Wydaje mi się, że najczęściej tym elementem, który powoduje, że pomysły w firmie kiełkują w to postanowienie, że to najwyższy czas jest albo moment, w którym stare systemy są już niewydajne (nasza organizacja na tyle urosła, że to co kilka czy kilkanaście lat temu było świetnym rozwiązaniem, po prostu przestaje się sprawdzać). I nie jesteśmy tam w stanie zrealizować wszystkich procesów, które byśmy chcieli, zgromadzić wszystkich danych. Albo - jeżeli mówimy tu o organizacjach, które wybierają pierwszy system - bardzo często okazuje się, że dotychczasowe metody działania (papierowe, wspierane powszechnie znanymi narzędziami typu Excel) po prostu przestają już być wydajne i danych jest za dużo.

Radosław: Okej, a już podchodząc do wdrożenia musimy sobie oczywiście zdefiniować cele takiego projektu. W jaki sposób to zrobić, co byś podpowiedziała?

Magdalena: Wydaje mi się, że kiedy - tak jak już wspominałam - rozważamy, co jest dla nas najważniejszą potrzebą i dlaczego chcemy ten system wdrożyć, to potem tę potrzebę możemy przenieść na cele. To mogą być cele albo bardziej nakierowane na sprawdzenie efektywności tego wdrożenia, czyli np. chcemy, żeby nasz magazynier panował i przygotowywał więcej przesyłek w ciągu godziny, dnia pracy. Albo mogą to być cele, które w jakiś sposób będą sprawdzać, czy metoda działania którą chcemy zmienić - sposób realizacji procesu biznesowego, który chcielibyśmy wprowadzić jako coś nowego - jest faktycznie przez ten system w pełni realizowana. Czyli naszym celem mogą być np. wszystkie oferty, które przygotowujemy w naszej firmie są przygotowywane przy użyciu systemu ERP i systemy są zachowane, aby mieć bardzo dokładny przegląd tych danych. Myślę, że możemy mówić przede wszystkim o tego typu celach, ale cały czas miejmy na względzie to, żeby to były cele, które możemy sobie mierzalnie opisać.

Radosław: W takim razie jeżeli chodzi o mierzenie, przejdźmy do kwestii pieniędzy. W jaki sposób możemy oszacować potencjalny koszt systemu ERP? Od czego on też zależy?

Magdalena: Możemy wybierać pomiędzy systemami lokalnymi albo systemami od globalnych graczy - za tym też idą już konkretne kwoty. Licencja. Pamiętajmy, że wdrożenie systemu to jest przede wszystkim koszt licencji, którą musimy zapłacić za samo oprogramowanie. A po drugie koszt usług, które firma odpowiadająca za system zaproponuje. Na koszt tych usług będą się składały zarówno koszty szkolenia użytkowników, ustawiania systemu, jak i koszty modyfikacji. Więc tu musimy sobie zdawać sprawę, że im bardziej będziemy chcieli dopasować system do naszych indywidualnych potrzeb tym koszt będzie rósł. Tym bardziej jeżeli bralibyśmy pod uwagę nie tylko ten początkowy koszty, który ponosimy w momencie samego uruchamiania systemu, ale też jak kształtują się te koszty w czasie - jak wygląda jego utrzymanie w kolejnych miesiącach, latach, bo zwykle takiej inwestycji nie podejmujemy na okres kilku lat tylko raczej nieco dłuższy. Więc te wszystkie elementy będą nam się na ten budżet składały i możemy starać się troszeczkę tym budżetem sterować, decydując się na wdrożenie systemu w formule licencyjnej, gdzie posiadamy licencję do użytkowania wieczystego bądź system w module SaaS. Czyli systemu jako usługi.

Radosław: Czyli nie płacić od razu, a ponosić koszt rozłożony w czasie.

Magdalena: Dokładnie.

Radosław: To faktycznie będzie miało wpływ na początkowy koszt?

Magdalena: Zdecydowanie. Z moich doświadczeń wynika, że wielokrotnie w takich projektach wdrożeniowych dla średnich organizacji, koszt zakupu licencji stanowi mniej więcej połowę tego budżetu projektu wdrożeniowego. Więc jeżeli rozłożymy to jako subskrypcyjną umowę płaconą co miesiąc, zdecydowanie obniżymy ten koszt początkowy.

Radosław: Rozumiem. A w takim razie jak zorganizować swoich ludzi w firmie pod kątem poszukiwania systemu ERP? Jakie zadania przydzielić na poszczególnym osobom? Kto powinien podjąć decyzję ostateczną?

Magdalena: Decyzję ostateczną powinna podjąć osoba, którą nazywamy sponsorem. To osoba z top managementu w danej organizacji, która ma prerogatywy do tego, żeby podjąć ostatecznie decyzję o tym, że proponowany budżet jest w zakresie naszej organizacji i chcemy te pieniądze zainwestować. I co istotne, to żeby ta osoba nie tylko decydowała swoim podpisem, ale również w jakiś sposób wspierała i motywowała pracowników, że warto właśnie taki system wdrożyć.

Natomiast ocenę systemów i dostawców powinniśmy zostawić wąskiej grupie osób, które mają sporą wiedzę merytoryczną o procesach w naszej firmie i mogą podjąć decyzję, w jakim kierunku dany proces możemy lub chcielibyśmy zmienić uwzględniając propozycję ze strony partnera wdrożeniowego. Bardzo chciałabym tutaj uczulić - nie zostawiajmy tej decyzji i wyboru tylko kolegom z działu IT. Oni jak najbardziej będą mogli nam podpowiedzieć w kwestiach infrastruktury czy trudności w utrzymaniu systemu, natomiast jest to cały czas projekt biznesowy. Czyli osoby zaangażowane w biznes powinny wziąć udział w tym wyborze.

Radosław: Wiemy już w takim razie kto powinien zająć się takim researchem rynku. Porozmawiajmy trochę właśnie o samym rynku, bo z pierwszego odcinka Rozmów o IT dowiedzieliśmy się o różnych systemach i o tym, czym one się mogą różnić. Na jakie aspekty zwróciłabyś uwagę przy porównywaniu?

Magdalena: Przede wszystkim musimy zwrócić uwagę jakiej wielkości jest nasza organizacja i to będzie już jedno z podstawowych kryteriów. Producenci systemów bardzo często adresują swoje systemy do konkretnych przedsiębiorstw, czyli inne rozwiązania dedykowane są dla firm dużych, średnich, małych.

Drugą bardzo ważną kwestią jest to, na jakim rynku chcemy działać. Czyli jeżeli chcemy działać w Polsce i prowadzić księgowość to ważne, żeby ten system był dostosowany do naszych lokalnych wymogów księgowych i prawnych. Jest to ważne, czy zmiany będą zgodnie z nimi regularnie wprowadzane do systemu. Co też bardzo istotne - czy dostosowywanie do nowych wymogów będzie wprowadzane w ramach kosztów licencji, czy nie trzeba będzie jeszcze dodatkowo ponosić opłat.

Na pewno dodatkową kwestią jest to, czy - w zależności od obszaru, który wybierzemy jako ten, który chcemy wspomóc systemem - będziemy się decydować na system nastawiony tylko na wsparcie tego konkretnego obszary, czy może wybierzemy system bardziej uniwersalny, mając na uwadze perspektywę rozwoju firmy. Na ten moment zauważamy braki w obszarze zarządzania logistyką, ale być może za jakiś czas będziemy potrzebowali wesprzeć dział produkcyjny czy dział sprzedaży. Więc warto jednak, żeby system miał szerszą gamę działania, a nie skupiał się tylko na jednym, wybranym obszarze. Bardzo istotnym rozróżnieniem jest tutaj to, czy wybieramy system stritcte branżowy (bo mamy do zaadresowania potrzeby, które są mocno związane z obsługą bardzo konkretnych procesów występujących w danej branży). Wyobrażam sobie tu np. drukarnię wielkoformatową, gdzie te procesy przeliczania kosztów produkcji, zlecenia są mocno specyficzne dla tej branży, więc  możemy wtedy rozróżniać to między systemami branżowymi, a tymi, które są nieco bardziej standardowe i mogą być wykorzystywane w wielu branżach.

Radosław: Jeżeli chodzi o ten pierwszy aspekt, o którym wspomniałaś, czyli ta różnica w wyborze systemu między małymi firmami vs. duże grupy kapitałowe to czy te dwa typy organizacji powinny się skupiać na tych samych, czy jednak innych aspektach przy wyborze systemu?

Magdalena: To jest oczywiście kwestia tego, że systemy dedykowane do organizacji mniejszych mają nieco bardziej uproszczone procesy biznesowe. W organizacjach dużych, wielooddziałowych, działających na kilku rynkach, musimy mieć świadomość, że będą potrzebne nieco inne funkcjonalności - typu obsługa wielu walut czy różnych wersji językowych dla pracowników oddziałów innych krajów lub możliwość bardzo łatwego włączenia obsługi transakcji międzyfirmowych. Bo to są również elementy, na które firmy bardzo mocno zwracają uwagę. Wielokrotnie po to właśnie otwierają spółkę w innym kraju, żeby móc do niej sprzedawać i wiedzieć, co się dzieje z towarem w drodze oraz rozliczać się bezpośrednio między tymi organizacjami. Więc transakcje między firmowe również powinny być możliwe do przeprowadzenia w takim systemie.

Radosław: Faktycznie dobrze musimy poznać systemy ERP, żeby wybierać między nimi. W takim razie, gdzie szukać tych informacji?

Magdalena: Myślę, że źródła, do których możemy sięgać są bardzo rozległe. Nieodzowny Google na pewno nam pomoże, jeżeli wpiszemy frazę "system ERP" i określimy jeszcze do tego branżę. Ale oczywiście patrzmy też na to, z czym działają np. firmy zaprzyjaźnione (na jakim oprogramowaniu), patrzmy na ich referencje. Bardzo dobrym źródłem informacji są coraz szerzej otwierane dla publiki, różnego rodzaju webinary, które możemy znaleźć w sieci.

Radosław: Lub podcasty.

Magdalena: Lub podcasty! Oczywiście także filmy na youtube - czasami są to porównania różnych systemów, czasami prezentacje stricte procesów biznesowych, w jaki sposób są one realizowane w danym oprogramowaniu. Oprócz tego portale branżowe poświęcone stricte systemom ERP czy też czasopisma, które specjalizują się w tematyce biznesowej i IT.

Radosław: To w takim razie po tym jak już przystąpimy do wyboru i zaczniemy rozmawiać z dostawcami, jakie najważniejsze pytania warto byłoby zadać?

Magdalena: Lista pytań może być bardzo długa. Przede wszystkim musimy pamiętać o tym, że jest to projekt poświęcony technologii, ale jednak również jest to projekt z udziałem ludzi - po stronie dostawców również nie będzie to sama technologia, ale także ludzie, którzy przyjdą do nas wdrażać.

Przede wszystkim powinniśmy zapytać o referencje. Bardzo dobrze, jeżeli byłyby to referencje z pokrewnej nam branży. Warto wiedzieć, jak długo dostawca jest na rynku, iloma projektami może się już pochwalić. I, oprócz wspominanej już tutaj branży, czy jeżeli mówimy o projekcie wdrożeniowym systemu w kilku krajach (lub tam mamy swoje oddziały), to czy dostawca ma już doświadczenie w działaniu bezpośrednio w tych krajach.

Oczywiście bardzo istotną kwestią są koszty, więc zawsze pytajmy o to, ile kosztują poszczególne elementy. Czyli zarówno wycena licencji, jak i usług (co się na wycenę usług składa). Tak jak już wspominaliśmy, bardzo istotne na przyszłość będą dla nas koszty aktualizacji. Czy to jest coś ujęte w kotach licencji, czy jest to forma dodatkowych opłat, które musimy ponosić. Jeśli wiemy, że będziemy chcieli korzystać ze wsparcia już po okresie wdrożeniowym, po to, by naszym pracownikom było łatwiej pracować w systemie, to jakie są koszty takich usług.

Pytajmy też o to, w jaki sposób dany dostawca widzi ten projekt wdrożeniowy - jakie są jego etapy. Oczywiście pytajmy też o konkretne osoby, bo o ile sam system może nam się podobać, to warto wiedzieć, z kim będziemy pracować i wybierajmy tych specjalistów z największym doświadczeniem. Istotne jest też to, żebyśmy znaleźli nić porozumienia z dostawcą, bo projekt polega zawsze na bardzo dużej komunikacji pomiędzy naszym zespołem w firmie a zespołem dostawcy. I tutaj ta komunikacja musi być dość otwarta, szczera, żebyśmy nawzajem wszystkie informacje i oczekiwania wobec systemu potrafili dość wyraźnie wyartykułować.

Radosław: A kiedy już mamy wybrane przynajmniej kilka systemów i porozmawialiśmy z jednym, drugim, trzecim dostawcom, to jak przeprowadzić analizę porównawczą tych różnych systemów, żeby finalnie podjąć właściwą decyzję?

Magdalena: Jeśli mamy na początku szerszy wybór rozwiązań to na pewno na początku typujemy właśnie kilka, które wpasowują się w nasze założenia budżetowe, posiadają najszerszą bazę funkcjonalności. Zawsze pamiętajmy o tym, że warto zobaczyć system, bo to nam w pewien sposób pokazuje, czy interfejs użytkownika będzie nam odpowiadał (czy też tej grupie pracowników, która jest dedykowana do tego, żeby system wybierać). Czy uważają oni, że będzie to coś łatwego do pracy, czy mniej przyjaznego.

Na pewno porównajmy funkcjonalności, które ten system oferuje w ramach danego budżetu. Co też istotne, sprawdzajmy, jak wygląda potem potencjalny update, czy to ze względu na zmiany prawne i potencjalne przepisy, czy samą zmianę technologii, która następuje w systemie. Bardzo ważne jest też porównanie infrastruktury, bo możemy zainstalować taki system na jakichś samodzielnie wybranych platformach infrastrukturalnych, a możemy korzystać z systemu jako usługi, gdzie wraz z kosztem licencji dostajemy całą podbudowę infrastrukturalną i zupełnie nie jest nam potrzebny zespół, który będzie nam potem supportował tę kwestię infrastrukturalną.

W kwestii interfejsu użytkownika, o którym już mówiliśmy to jeszcze inną sprawą jest to, jak łatwo system jest modyfikowany. Czy pewne proste zmiany będą mogli wykonywać sami użytkownicy, czy jednak trzeba zatrudniać programistów lub konsultantów od partnera, żeby pewne zmiany - które będą dostosowywały oprogramowanie do ergonomii użytkownika - realizowali.

Patrzmy też perspektywicznie. Czy dany system ma dużą gamę rozwiązań, które możemy do niego dołożyć - czy to w formie gotowych aplikacji oferowanych przez producenta i jego partnerów, czy też samodzielnie trzeba potem wszystko pisać dodatkowo dla danego systemu. I musimy też zwrócić uwagę, jak będzie się kształtował koszt systemu nie tylko w samym momencie wdrożenia, ale też w trakcie użytkowania. Przeliczyć to sobie w perspektywie kilkuletniej, żeby mieć porównanie.

Radosław: Jeżeli porównywalibyśmy sobie różne systemy, to czy lepiej skłonić się w kierunku tych bardziej popularnych, uniwersalnych, czy jednak warto byłoby wybrać branżowe w danym segmencie, w którym działamy?

Magdalena: Bardzo jest trudno odpowiedzieć na to pytanie. To naprawdę zależy od indywidualnych potrzeb danego klienta, bo jeżeli jego największą potrzebą jest zaadresowanie zarządzania produkcją (która jest bardzo specyficzna dla danej branży) to zapewne ta firma będzie bardziej skłonna do wyboru systemu branżowego, bo on w bardzo konkretny sposób odpowiada na potrzeby zarządzania produkcją dla tej konkretnej branży.

Natomiast jeżeli mówimy o wsparciu wielu działów w naszej organizacji i nie są to bardzo specyficzne procesy, które mamy zupełnie różne niż nasi konkurenci w branży, to wydaje mi się, że wybór systemu bardziej uniwersalnego (który też możemy dostosować jakąś aplikacją lub drobną zmianą standardu tego systemu) jest na pewno wyborem bezpieczniejszym. Te systemy najczęściej są na rynku od lat. To nie są systemy, które po funkcjonowaniu po kilku latach znikają, czy dostawca znika z rynku, a najczęściej są to dostawcy o ugruntowanej pozycji, więc bezpieczeństwo inwestycji jest dla nas pewniejsze. Mamy pewność, że będziemy mogli korzystać potem z kolejnych wersji tego systemu, który będzie usprawniany i dostosowywany do coraz nowszych technologii.

Radosław: Czyli po raz kolejny potwierdza się to, że żeby wybrać właściwie system należy właściwie zdefiniować swoje potrzeby. A jeżeli się nam to nie uda? To jakie ryzyko to ze sobą niesie?

Magdalena: Ryzykiem jest to, że przekroczymy np. budżet, który sobie zakładaliśmy. Jeżeli źle zdefiniujemy swoje potrzeby i okaże się, że rozminęliśmy się w oczekiwaniach, które dostawcy przedstawiliśmy to dostaniemy produkt, który nie będzie nam odpowiadał i zmienienie go prawdopodobnie spowoduje przekroczenie budżetu.

Zagrożeniem jest też to, że jeżeli zakładaliśmy, że np. zrezygnujemy z pewnej formy papierowego prowadzenia procesu w firmie to jeśli to nie do końca zostanie przygotowane w systemie tak jak chcieliśmy, będziemy mieli hybrydę. Pewne elementy będziemy prowadzić w systemie, a jakaś część danych pozostanie na naszych kartkach, excelach, gdzieś w segregatorach u pracowników.

Radosław: I praca będzie się dublować.

Magdalena: Praca na pewno będzie się dublować. Jeżeli naszym celem jest zwiększenie naszej efektywności to może się okazać, że nie osiągniemy tych celów i nie będziemy zwiększać zakładanej przewagi konkurencyjnej. Scenariuszy negatywnych może być wiele. Są nawet przykłady na rynku z największych korporacji, które wydały bardzo duże pieniądze i projekty wdrożeniowe były w trakcie - już po wydaniu pieniędzy - rozwiązywany, bo okazywało się, że projekt nie ma szansy na powodzenie.

Radosław: Czyli okazuje się, że najważniejszą sprawą jest ten budżet. Nie tylko musimy wiedzieć, jaka to liczba, ale także z co za nią stoi, z czym później się wiąże.

Magdalena: Zgadza się. Tak że musimy wiedzieć, w jakich pieniądzach czego możemy oczekiwać i jakie funkcjonalności będą nam dostarczane.

Radosław: A z Twojego doświadczenia, jakie są najczęstsze błędy przy wyborze systemu ERP?

Magdalena: Wydaje mi się, że dużym czynnikiem (to się pomału zmienia) w polskich firmach jest nadal koszt początkowy. Firmy porównując sobie różnych dostawców, zwykle skłaniają się do oferty o niższej wartości - propozycji, która kosztuje mniej lub najmniej jako główny element. Pomalutku firmy się uczą, ale nadal zdarza się, że brak jest zaangażowania osób ze strony biznesu - najpierw w proces wyboru, a potem wdrożenia. Jest dedykowany pan, który zajmuje się w danej firmie głównie IT (w szerokim tego słowa znaczeniu), bo to jest kolejne narzędzie IT.

Radosław: Czyli najpierw wdrożmy, potem przyjdziemy i nam pokażecie.

Magdalena: Tak. Przyjdziemy, pokażecie nam, co jest zrobione i będziemy z tego korzystali. Więc to też jest jeden z elementów, które nadal się zdarzają. Wydaje mi się, że to "Niech pan od IT wdroży" wiąże się z tym, że strona biznesowa jest zbyt mało zaangażowana, a tutaj istotne jest, żeby jednak ktoś z top managementu też był Evangelist tego projektu. Będzie uświadamiał pracowników, że to projekt ważny, którego zrobienie firma stawia sobie za cel w określonych ramach. Bo to powoduje również, że ludzie są bardziej zaangażowani i chętniej współpracują z firmami, które przyjdą projekt wdrażać i będą przekazywali wiedzę o swoich potrzebach i oczekiwaniach.

No i co jest też istotne to takie upewnienie załogi przez top management, że nie jest to projekt mający na celu redukcję załogi - bo takie obawy też się często pojawiają.

Radosław: Jak wybieramy system ERP to czy w tym samym momencie powinniśmy myśleć o wyborze dostawcy ERP?

Magdalena: To jest zawsze ze sobą skorelowane, bo pamiętajmy, że system to nie jest samo oprogramowanie. Tak jak w przypadku Office naciśniemy "Instaluj" i możemy korzystać z aplikacji, tak oprogramowanie niesie ze sobą pewną wartość, ale to współpraca z odpowiednim dostawcą (ludźmi, którzy mają doświadczenie we wdrażaniu, i którzy np. działali w firmach o podobnym do naszego profilu) pozwala przygotować system tak, by móc z niego efektywnie korzystać. Bo pamiętajmy o tym, że takie osoby mogą nam też podpowiedzieć, w jaki sposób coś rozwiązać, albo że u firmy, która działa w podobnej branży, np. dane wyzwanie zostało zrealizowane w taki czy inny sposób.

Radosław: Jak jeszcze można weryfikować dostawcę?

Magdalena: Na pewno patrzmy, czy jest to firma stabilna na rynku, bo pamiętajmy, że to nie jest inwestycja "na dzisiaj" tylko na dłuższy okres. Więc dobrze, żeby była to firma, która będzie mogła nas wspierać w kolejnych latach - czy to przy aktualizacji systemu, czy wprowadzaniu nowych funkcji, jeśli chcielibyśmy system rozbudowywać i dostosowywać bardziej do swoich potrzeb.

Radosław: Czyli wybrać firmę na kilka lat w przód.

Magdalena: Tak to najczęściej się dzieje i tak najczęściej współpracują klienci z dostawcami. To nie jest tylko firma na wdrożenie, ale na dłuższą współpracę. Dobrze jest, jeżeli dwie firmy się poznają, bo poznają swoje wzajemne oczekiwania i jak tym oczekiwaniom sprostać.

Radosław: Rozmawiając z Tobą w roli dostawcy, na co klienci najczęściej zwracają uwagę? O co najczęściej pytają?

Magdalena: Bardzo często pojawia się pytanie o funkcjonalności. To jest pytanie, na które firmy teraz mocno zwracają uwagę. Czy dany obszar jest wspierany przez system i w jakim zakresie - czy ten proces, czy inny jest w systemie odzwierciedlony, żeby nie trzeba było już tego wprowadzać do systemu od zera, a oferuje on już wsparcie.

Na pewno zwracają uwagę na to, z jakiego ekosystemu pochodzi produkt. Czyli, czy jest to produkt dobrze zintegrowany z innymi narzędziami znanymi na rynku i będzie wówczas łatwo przyswajalny przez pracowników, którzy zaczną z niego korzystać. Czy jest to może system, który ma jednak inny interfejs i wprowadza inne elementy, które rzadko były do tej pory przez pracowników użytkowane. To jest pewien rodzaj luki poznawczej, że chwilę trwa zanim pracownicy nauczą się efektywnej pracy z danym systemem, więc UX jest elementem, który również odgrywa istotną rolę.

Klienci coraz mocniej zdają sobie sprawę z tego, że właśnie to, w jaki sposób system będzie ich wspierał w kolejnych okresach wprowadzania zmian. No bo nie ukrywajmy, w polskiej rzeczywistości te zmiany następują stosunkowo często i firmy słusznie oczekują i chciałyby, żeby dostawcy byli na to przygotowani i mogli na te zmiany szybko reagować.

Radosław: Magdo, dziękujemy Ci za udział w spotkaniu i za rozmowę. W następnym odcinku Rozmów o IT naszym gościem będzie Przemysław Kniat, Kierownik działu sprzedaży w IT.integro. Za pierwszym razem mówił nam o tym, czym są systemy ERP. Tym razem porozmawiamy o tym, jak przygotować się do wdrożenia systemu ERP - jak ten proces przebiega oraz jaką skuteczną metodykę wybrać. Dziękuję i do usłyszenia!