Odcinek 5: Korzyści z wdrożenia systemu ERP

Radosław: Cześć! W poprzednim odcinku Rozmów o IT mówiliśmy o tym, jak przebiega proces wdrożenia systemu ERP. Dziś natomiast skupimy się na jego korzyściach.

Ponad 20% przedsiębiorców planujących wdrożenie systemu ERP liczy na to, że pomoże on w rozwoju ich firmy. Jakich pozytywnych zmian w procesach biznesowych faktycznie możemy się spodziewać? Oraz jakie strategiczne cele możemy zrealizować? Tego dowiecie się w dzisiejszej rozmowie. Zapraszamy!

Nazywam się Radosław Dudziak, a dzisiaj ze mną jest Paweł Przybylski - Menadżer ds. sprzedaży w firmie technologicznej IT.integro, która zajmuje się wdrożeniem systemu ERP od 30 lat. Pawle, na początek powiedz mi z własnych doświadczeń, czego zazwyczaj oczekują firmy, planując wdrożenie systemu ERP?

Paweł: Najczęściej oczekują wzrostu efektywności prowadzenia procesów biznesowych. Szybkości przepływu informacji. A często również wymiany kilku programów na jeden system ERP. Ale najczęściej potrzeba wdrożenia systemu ERP wynika z codziennych problemów, na jakie natrafia firma. I są to m.in. utrata klienta lub grupy klientów, ponieważ firma nie była w stanie zaproponować atrakcyjnych warunków handlowych. Innym powodem może być podpisanie ryzykownego kontraktu pod względem ceny czy terminu, czyli na końcu okazywało się, że ten kontrakt nie był zyskowny lub był opóźniony.

Kolejnym powodem mogła być np. sprzedaż poniżej ceny zakupu, kiedy to handlowcy nie byli kontrolowani pod względem wysokości rabatów udzielanych klientom.

Kolejny problem to jest np. zamrażanie środków finansowych - w zapasach czyli magazynach lub w należnościach. Czyli za każdym razem gdzieś brakowało tej płynności finansowej. Inny problem to wzrost kosztów funkcjonowania firmy, czyli spadek marżowości.

Radosław: Czyli generalnie chodzi o to, że system ERP może zapewnić te informacje, te dane, by wskazanych problemów uniknąć?

Paweł: Jak najbardziej. Pełna kontrola - czy to od strony handlowej, czy organizacyjnej, czy finansowej.

Radosław: Jeśli chodzi właśnie o takie kwestie organizacyjne, patrząc na życie wewnętrzne w firmie, czy tutaj również mogą występować czynniki, które skłonią firmę do wybrania systemu ERP?

Paweł: Jak najbardziej. M.in. ograniczanie ręcznego wprowadzania dokumentów - szczególnie, jeżeli firma korzystała wcześniej z wielu systemów i trzeba było te dokumenty kilkukrotnie wprowadzać ręcznie. Wdrażając system ERP wystarczy takie dokumenty wprowadzić raz i one funkcjonują w całej organizacji. Inne są przepływy pracy, przepływy dokumentów - tzw. "workflow", gdzie można również ten proces zautomatyzować.

Kolejny problem, który firmy napotykają to ręczna akceptacja dokumentów, kiedy np. pracowników albo nie ma w firmie, albo są pracownicy, którzy jeżdżą po różnych oddziałach a dokumenty leżą na biurku do akceptacji. I proces jest zatrzymywany lub spowolniony. A po wdrożeniu systemu ERP można ten proces przyspieszyć.

Kolejną kwestią jest wykrywanie pewnych nieprawidłowości lub błędów w dokumentach. I znowu - bez systemu ERP takie tematy gdzieś leżą lub są w ogóle nierejestrowane, niewychwytywane. System ERP pozwala na szybsze wykrywanie takich nieprawidłowości lub w ogóle eliminację takich nieprawidłowości.

Radosław: A jakie strategiczne cele dla firmy można zrealizować poprzez wdrożenie systemu ERP?

Paweł: Te cele wynikają po części z potrzeb, o których wspomniałem. Czyli m.in. w efekcie realizacji potrzeb i wdrożenia systemu ERP można zmniejszyć poziom środków finansowych zaangażowanych w zapasy. Można zoptymalizować całą logistykę firmy poprzez przyspieszenie dostaw - w ogóle zamawianie towarów wg tak zwanej metody "just-in-time", czyli na konkretne terminy realizacji sprzedaży. Tak, żeby jak najkrócej te zapasy były na magazynie, czyli jak najmniej zamrożonego kapitału w magazynie.

Innym celem może być kwestia poprawy organizacji, czyli możliwość realizacji przez pracowników większej ilości zadań poprzez automatyzację pewnych procesów, szybkość dostępu do informacji. Kolejna kwestia to optymalizacja produkcji czy to poprzez lepsze planowanie harmonogramów produkcji, czy też połączenie kilku obszarów funkcjonowania firmy. Czyli zarówno produkcji, sprzedaży, jak i zakupów aby zachować pełną ciągłość procesów i szybkość przepływu informacji pomiędzy działami.

Radosław: A jeżeli chodzi o bezpieczeństwo to czy tutaj też pojawiają się jakieś korzyści?

Paweł: Jak najbardziej. Często firmy wybierają wdrożenie systemu ERP ze względu na problemy, które odczuły wcześniej, czyli utratę danych. Możliwość wykorzystania chmury obliczeniowej z "backup'em" danych pozwala takiej firmie na zagwarantowanie bezpieczeństwa również w przypadku sytuacji awaryjnych.

Radosław: Rozumiem. W pierwszym odcinku Rozmów o IT mówiliśmy o tym, że systemy ERP mogą oferować różne funkcjonalności w zależności od działu i roli jaką pełni użytkownik. Zacznijmy więc od logistyki - chodzi mi tu o cały proces od zakupów poprzez magazyn, aż po sprzedaż. W jaki sposób możemy ten proces usprawnić w przypadku systemu ERP?

Paweł: Korzyści możemy odnieść na wielu obszarach w zakresie logistyki. Począwszy od zarządzania zakupami i dostawami, czyli automatyzację procesu zakupu do dostawców, przepływu informacji, wykorzystania platform - czy to B2B, czy EDI. Kolejny element to zarządzanie poziomami zapasów w magazynie poprzez mechanizmy typu MRP (planowania zapotrzebowania na magazyn względem zamówień sprzedaży wprowadzonych do systemu). Inny obszar to oczywiście sprzedaż, gdzie możemy również wykorzystać funkcjonalności CRM i zarządzać relacjami z klientami, zadaniami handlowców. Tam też jest duże pole do optymalizacji, kontrolowania i ograniczania pewnych możliwości sprzedaży poniżej cen zakupu. Takie właśnie mechanizmy można zabezpieczyć w systemie ERP.

Kolejną rzeczą jest zarządzanie płatnościami klientów, a więc niesprzedawanie do klientów, którzy są nam winni pieniądze i wykorzystywanie tym samym przez klientów pewnych luk. Bo klienci często niestety wykorzystują luki w zabezpieczeniach danej firmy. Przed takimi zagrożeniami można obronić się, wdrażając system ERP.

Radosław: Wspomniałeś o produkcji. Zgodnie z raportem Panorama Consulting z 2020 roku, w czołówce użytkowników systemu ERP znajdują się właśnie firmy produkcyjne. To prawie 34 % spośród wszystkich sektorów. Rozumiem, że dla produkcji ta technologia jest szczególnie istotna?

Paweł: Jak najbardziej. Produkcja jest jednym z najbardziej newralgicznych obszarów funkcjonowania firmy, ponieważ do zarządzania produkcją potrzebna jest szybkość przepływu informacji od strony sprzedaży. Czyli co faktycznie klient chciał zamówić i na kiedy. Mówimy więc tutaj o obszarze planowania harmonogramu produkcji. System ERP pomaga też w wykrywaniu wąskich gardeł i ich planowaniu. Wchodzi tu też kwestia wspomnianej technologii MRP, a więc planowania zapotrzebowania surowców i półproduktów do realizacji produkcji; komunikacji z dostawcami w zakresie terminu dostawy surowców i półproduktów, żeby móc to zaplanować w harmonogramie produkcji.

Jest też taka funkcjonalność jak Obietnica terminu sprzedaży. To połączenie różnego rodzaju informacji od strony zakupowej i produkcyjnej w ten sposób, żeby klientowi już nawet w czasie rozmowy telefonicznej móc zaproponować jakiś realny termin realizacji sprzedaży. Tak że obszarów ze strony produkcyjnej jest bardzo dużo. Podobnie system ERP pomaga w zakresie wpływania pilnych zleceń produkcyjnych, gdzie musimy przeplanować cały harmonogram produkcji. Jeżeli mamy małą firmę to jesteśmy w stanie zrobić to ręcznie nawet w zeszycie czy Excelu, ale jeżeli mamy do czynienia z większą firmą z wieloma stanowiskami roboczymi i maszynami to przeplanowanie całego ciągu produkcyjnego jest dużym wyzwaniem. Bez automatyzacji, z punktu widzenia używania systemu ERP, jest to bardzo ciężkie.

Radosław: Z systemu ERP korzystają w zasadzie różni pracownicy, na różnych szczeblach hierarchii. Czy można jakoś rozgraniczyć to, co daje system poszczególnym rolom w firmie? Jakie korzyści niesie?

Paweł: Korzyści są w zasadzie współdzielone. Pojawia się tu po pierwsze kwestia interfejsu użytkownika. W przypadku np. systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central użytkownicy mogą skorzystać na tym, że interfejs jest podobny dla wszystkich produktów Microsoft’u. A więc jest przyjazny, znajomy i nie wymaga nauki czegoś nowego. Ponadto kwestia właśnie przepływu informacji, o którym już wspominałem. Jest to ułatwienie dla różnych użytkowników - tych zajmujących się sprzedażą, jak i produkcją, gdzie użytkownicy mają szybki dostęp do informacji potrzebnych czy to o zleceniu produkcyjnym, czy zamówieniu sprzedaży, czy danym kliencie i jego historii zakupów, złożonych ofertach, należnościach. Do wszystkich tych informacji jest dostęp w systemie w czasie rzeczywistym. Użytkownik nie musi przeglądać dokumentów papierowych, szukać segregatorów.

Tak samo od strony produkcyjnej - jest również dostęp do danych związanych z zakupami. Na kiedy będzie dostawa, kiedy zaplanować jej odbiór, na kiedy można zaplanować przepływ surowca od magazynu zakupowego aż na linię produkcyjną. Od strony sprzedaży również jest wgląd w to, czy dane zlecenie produkcyjne się rozpoczęło, kiedy będzie jego koniec, kiedy będzie termin wysyłki do klienta i towar prawdopodobnie do niego dotrze. Tak że handlowcy mogą również na bieżąco informować klientów. Co więcej, wykorzystując różnego rodzaju platformy można nawet takie informacje udostępniać klientom, żeby weryfikowani oni sami poziom realizacji złożonego zamówienia.

Radosław: A ilu użytkowników może jednocześnie korzystać z systemu ERP? Jak to w praktyce wygląda?

Paweł: Użytkowników może korzystać praktycznie dowolna ilość. To zależy od danej firmy. Z systemu może korzystać zarówno jedna osoba, jak i są instalacje, z których może korzystać ponad 1000 użytkowników jednocześnie. To zależy, czy mówimy o firmie produkcyjnej i użytkownicy rejestrują tylko, jaki jest czas zrealizowanych produkcji zużyć; czy to będzie jakaś firma projektowa i będziemy mieli wykonawców danego projektu; czy firma serwisowa, gdzie serwisanci będą rejestrowali czas realizacji zlecenia serwisowego lub zużytych zapasów na dane zlecenie serwisowe. Tak naprawdę tutaj jest pełna dowolność.

Jeszcze od strony korzyści dla użytkownika ważną kwestią jest wyciąganie pewnych informacji z systemu. System ERP oferuje bardzo bogate narzędzia do raportowania, analizowania informacji. Znowu tutaj kłania się środowisko biznesowe Microsoft'u, czyli możliwość korzystania z Excela i wyciągania do niego danych. Excel jest bezpośrednio połączony z bazą danych w systemie ERP. Tam firmy mogą analizować te dane, korzystać z Microsoft Power BI - narzędzia analitycznego, które jest bezpośrednio połączone z systemem Microsoft Dynamics 365 Business Central. To są narzędzia, które ułatwiają i analizowanie danych, i ich wyciąganie, a później raportowanie kolejnym użytkownikom, którzy zajmują się zarządzaniem (dyrektorom, zarządowi, spółkom kapitału).

Radosław: Czyli tych korzyści jest faktycznie dość dużo. A czy one mogą się różnić w przypadku systemów wdrażanych w chmurze, a tych wdrażanych na serwerach lokalnych? Jest jakaś różnica jeżeli chodzi o korzyści, jakie można uzyskać z takiego systemu?

Paweł: Na pewno kwestia korzystania z systemu ERP w chmurze jest taka, iż nie potrzeba własnego środowiska IT. Korzysta się ze środowiska oferowanego m.in. przez Microsoft, więc nie potrzeba specjalistycznych zasobów informatycznych do tego, żeby uruchomić takie środowisko i połączyć je np. z pozostałym oprogramowaniem biznesowym Microsoft'u. Czyli z MS Office, Power BI, Power Platform. Tak naprawdę tych rozwiązań Microsoft'u dla biznesu jest bardzo dużo. Żeby móc z nich korzystać trzeba byłoby mieć albo własne zasoby IT, albo wynajmować te zasoby IT na rynku, albo można korzystać z dobrodziejstw jakie daje Microsoft, a więc udostępnia te usługi w czasie rzeczywistym online. Wystarczy je właściwie tylko uruchomić.

Radosław: Rozumiem. A po jakim mniej więcej czasie można się spodziewać widocznych efektów wdrożenia?

Paweł: Tak naprawdę efekty wdrożenia zależą od danej firmy i jej problemów oraz potrzeb, jakie były na samym początku. Korzyści mogą firmy odczuć już od pierwszego uruchomienia systemu albo mogą pojawić się w kolejnych tygodniach czy miesiącach. Czy to pod względem szybkości dostępu do informacji, czy zwiększenia efektywności działania firmy; przebiegu informacji, obiegu dokumentów; planowania; kontroli nad tym co się dzieje. Tak że korzyści może być naprawdę bardzo dużo i mogą się one uwidaczniać już pierwszego dnia.

Radosław: Wiemy też, że utrzymywanie oprogramowania ERP wiąże się z pewnymi kosztami. Jak i samo wdrożenie. W takim razie, w jaki sposób można monitorować, czy inwestycja faktycznie się zwraca?

Paweł: Jeśli chodzi o zwrot inwestycji, tzw. ROI, jest to hasło, które pojawia się często w mediach, aczkolwiek trzeba sobie zdać sprawę, że jest to bardzo trudne do obliczenia i marketing tego hasła wynika właściwie z przykładów zachodnich. Z tego, w jaki sposób firmy zachodnie kontrolują zachowania swojej firmy. Czyli do obliczenia zwrotu z inwestycji musimy najpierw wiedzieć, jakie mieliśmy wskaźniki przed wdrożeniem systemu ERP. Jaki był czas realizacji dostaw, jakie były stany magazynowe, jaka była marżowość dla danej grupy klientów i tak dalej. Wskaźników możemy monitorować bardzo dużo.

Często firmy w Polsce przed wdrożeniem systemu ERP nie monitorują takich wskaźników i nie posiadają odpowiednich narzędzi do analizy kosztów i wskaźników biznesowych. Dopiero takie potrzeby rodzą się po wdrożeniu systemu ERP.

Najczęściej mówi się o obniżeniu stanów magazynowych, aczkolwiek może to być informacja również zafałszowana z racji tego, że po wdrożeniu systemu ERP może zmienić się strategia funkcjonowania firmy. Może otworzyć się na kolejne rynki zbytu, może otworzyć dodatkowe magazyny czy oddziały, co będzie zaburzało wskaźniki dotyczące stanów magazynowych czy zamrożonego kapitału. Tak że zwrot z inwestycji to jest indywidualna sprawa danej firmy, tak samo jak odczucie, od którego momentu dane firmy będą miały korzyści z wdrożenia systemu ERP. Niektóre firmy odczuwają je od pierwszego dnia, niektóre od pierwszych tygodni, a niektóre od pierwszych miesięcy. Tak samo poziom zwrotu również może być odczuwalny na różnym poziomie.

Radosław: To co w takim razie może stanąć na drodze, przeszkodzić w uzyskaniu wymiernych korzyści przez firmę po wdrożeniu systemu?

Paweł: I to jest super pytanie, bo na drodze zarówno uzyskania korzyści z wdrożenia systemu ERP, jak i w ogóle w całym procesie wdrażania systemu może stanąć wiele czynników. Między innymi są to użytkownicy - źle dobrany zespół, który będzie realizował proces wdrożeniowy. Może to być źle dobrana lista wymagań - cele biznesowe mogą być błędnie zdefiniowane.

Jest kwestia tego, że system może nie być podzielony na różne etapy, czyli zbyt dużo obszarów wdraża się w jednym czasie, co również może mieć wpływ na deorganizację całego przedsiębiorstwa zarówno w procesie wdrożenia, jak i później uruchomienia. Trzeba sobie zdawać sprawę, że jest to dość poważne przedsięwzięcie dla niektórych firm i trzeba ilość zadań ograniczać, żeby móc później monitorować zmiany organizacyjne, jak i również korzyści, które można uzyskać. Bardzo duża kwestia to są właśnie te zmiany informacyjne - nieinformowanie użytkowników, jakie są cele dla całej firmy i dlaczego to robią. Jakie korzyści będzie miała firma, a jakie będą mieli użytkownicy, czyli tzw. granie do jednej bramki, wspólne realizowanie projektu. Zarówno przez zarząd, jak i również przez pracowników. Jeśli wszyscy będą ten projekt razem realizować to i szybciej odczują korzyści z wdrożenia systemu ERP, jak i cały projekt będzie płynnie prowadzony.

Radosław: To miejmy nadzieję, że takich błędów będzie faktycznie jak najmniej. Ja tobie bardzo dziękuję za rozmowę, Państwu również i zapraszamy na kolejny odcinek Rozmów o IT, w którym porozmawiamy o systemie ERP w chmurze. O tym, czym różni się od modelu tradycyjnego, co może dać firmom oraz czy jest to model dla każdego. Zapraszamy.