Odcinek 6: Jak wygląda wdrożenie systemu ERP? - część I

Radosław: Cześć! Wiesz już na co zwrócić uwagę, wybierając system ERP. A czy wiesz, co wiąże się z jego wdrożeniem? W następnych 3 odcinkach Rozmów o IT wyjaśnimy, w jaki sposób przygotować się do tego projektu oraz jak wygląda wdrożenie systemu ERP w firmie. Taki projekt to duża zmiana dla firmy. Wiąże się też z wieloma ryzykami. Opowiemy Ci o tym, jak ich uniknąć. Zapraszamy!

Ja nazywam się Radosław Dudziak i dzisiaj ponownie rozmawiać będę z Pawłem Przybylskim - Menadżerem ds. sprzedaży z ponad 15-letnim stażem w tej branży. Ostatnio rozmawialiśmy o tym, jakie korzyści firmy uzyskują z wdrożenia systemu ERP. Dzisiaj nieco trudniejszy temat, czyli wdrożenie takiego systemu. Powiedz Paweł, czy dla firm taki projekt wdrożenia faktycznie jest takim wielkim wyzwaniem, czy tak naprawdę nie ma się czego bać?

Paweł: Jeżeli firmy nie obawiałyby się wdrożenia systemu ERP to niestety zbagatelizowałyby powagę projektu. Dlatego każda firma powinna jednak czuć pewien rodzaj stresu przed takim projektem, szczególnie, że projekt wdrożenia systemu EPR jest jednym z ważniejszych kroków milowych w życiu firmy. Ponieważ system odpowiada za najważniejsze procesy zachodzące w firmie. Źle dobrane wymagania, źle dobrany zespół, źle przeprowadzony projekt może się dosyć znacząco odbić na funkcjonowaniu firmy. W ogóle na życiu firmy, ponieważ zdarzają się przypadki, gdzie źle poprowadzony projekt doprowadziłby i do upadku firmy. Dlatego każda firma powinna jednak z respektem podchodzić do wdrożenia systemu ERP.

Powinna się bardzo dobrze do tego zadania przygotować no i również posłuchać rad i zaleceń firm wdrażających - w jaki sposób należy się przygotować, co mówi metodyka. Trochę jednak w temat się zagłębić, ponieważ od tego zależy, czy firma odniesie sukces przy wdrożeniu systemu ERP no i oczywiście, jakie korzyści również odniesie, o których mówiliśmy na poprzednim odcinku.

Radosław: Okej, czyli nie ma co bagatelizować, trzeba się jednak trochę spiąć w sobie i dobrze to przygotować. No i właśnie - od czego zacząć projekt? Co firma musi zrobić na początku, aby taki projekt jak najmniej zakłócił codzienną pracę? Bo jednak taki projekt wymaga dużego zaangażowania pracowników.

Paweł: Tak, generalnie sam projekt systemu ERP i to w jaki sposób on będzie wpływał na firmę jest uzależniony od samej firmy. Aczkolwiek przede wszystkim trzeba mieć na uwadze, że jest to dodatkowa praca dla pracowników, dla zespołu wdrożeniowego. Trzeba oczywiście dobrać odpowiedni zespół wdrożeniowy, czyli użytkowników kluczowych.

Trzeba również zadbać o to, żeby dodatkowe obowiązki nie zakłóciły pracownikom codziennej pracy. Zatem trzeba ich wspierać i niestety, ale również skupić się na zadaniach, które będą przypisywane tym pracownikom, czyli m.in. kwestia tego typu, że pracownicy będą musieli co niektórzy dość znacząco poświęcić dużą ilość czasu. Więc będą potrzebowali pomocy i osób kierujących daną firmą, i innych pracowników. Najlepiej, gdyby nie było w tym samym czasie dodatkowych projektów, nowych wyzwań, zadań kierowanych do tych osób. Ponieważ przeciążenie pracownika może dość znacząco wpływać na przebieg procesu wdrożenia ERP. Na to, na ile będą oni przygotowani. Na ile będą realizować swoje zadania, czy nie będzie opóźnień.

Tak że, jeżeli przeciążymy pracowników zadaniami to znacząco potem wpłynie i na opóźnienia, i na jakość projektu wdrożenia systemu ERP. O samym procesie przygotowania do wdrożenia systemu ERP mówi metodyka - czyli w jaki sposób dobrać osoby w zespole, ile czasu będzie trwał projekt i jaki będzie zakres zadań dla poszczególnych osób.

Radosław: No właśnie, a jeśli chodzi o ten zespół od strony klienta to kto powinien się znaleźć w takim zespole?

Paweł: Najważniejsza osoba to kierownik projektu, który odpowiada za realizację projektu po stronie klienta. Kierowników tak naprawdę jest dwóch, ponieważ jeden jest po stronie wdrażającej, a drugi po stronie klienta. Od strony klienta powinna być przynajmniej jedna osoba dedykowana z każdego działu, który jest w zakresie wdrożenia systemu ERP. Czyli osoba od finansów, logistyki, sprzedaży, zakupów czy serwisu - zależnie od danej firmy, od zakresu. Będzie to osoba, która będzie podejmowała decyzje, więc naturalnie będzie to kierownik albo zastępca kierownika danego działu.

Oczywiście jest tu kwestia tego, ile czasu może poświęcić dana osoba. Jeżeli będzie on ograniczony, rozważa się też tzw. interesariusza, czyli osobę wspomagającą użytkownika kluczowego danego działu. Trzeba pamiętać, że podczas projektu wdrożenia systemu ERP są podejmowane strategiczne decyzje, więc to musi być osoba z dużym doświadczeniem, z dużą wiedzą i dużą odpowiedzialnością.

Radosław: I decyzyjna.

Paweł: I decyzyjna.

Radosław: Od czego w takim razie zaczynamy projekt?

Paweł: Jednym z pierwszych etapów jest etap analizy.

Radosław: Na czym polega?

Paweł: Etap analizy polega na tym, że zaczynamy od zapoznania użytkowników kluczowych z systemem. Są to tzw. szkolenia wstępne. Żeby w ogóle mówić o wymaganiach, użytkownicy muszą najpierw zapoznać się z systemem. Jaka jest jego standardowa funkcjonalność, w jaki sposób działa, jakie są podstawowe procesy biznesowe zaszyte w systemie? Więc pierwszym w ogóle zadaniem jest szkolenie wstępne.

Następnie, kiedy użytkownicy mniej więcej wiedzą jaka jest funkcjonalność systemu, zaczynają omawiać poszczególne wymagania. Czyli też wychwytujemy te kwestie, gdzie system należy zmienić i dostosować do pewnych procesów w danej firmie. Oczywiście każda firma ma swój pomysł na biznes, czyli ma jednak trochę te procesy zmienione. Tutaj przewagą systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central jest jego elastyczność, czyli możemy dostosować system do wymagań i potrzeb klienta.

Następnie również musimy omówić kwestie infrastruktury, czyli też przeanalizować to czy system będzie instalowany na serwerach klienta czy wybieramy model chmurowy. Jeżeli są jakieś oddziały, czyli instalacja rozporoszona, musimy przeanalizować kwestie połączeń pomiędzy centralą a oddziałami. Jeśli są sklepy to też musimy te kwestie infrastruktury przeanalizować, żeby wiedzieć, w jaki sposób ten system sparametryzować i zainstalować.

Musimy jeszcze omówić kwestie interfejsów, czyli właśnie jakichś systemów dodatkowych, które będą się komunikowały z systemem ERP. W jaki sposób będzie przebiegała ta wymiana danych pomiędzy tymi systemami.

No i również musimy omówić kwestię importu danych - czyli z jakich systemów aktualnie korzysta dany klient i w jaki sposób możemy wyciągnąć te dane, kto będzie za nie odpowiedzialny. Ponieważ tutaj musimy pamiętać o tym, że właścicielem tych danych jest zawsze klient. To klient odpowiada za te dane, to są jego dane. Więc musimy wyznaczyć osobę, która tzw. "przeczyści" tę bazę, czyli wychwyci jakieś duplikaty, stare rekordy, stare kartoteki klientów, których firma już nie obsługuje, lub kartoteki zapasów, które już nie są w danym obrocie. Więc te kwestie importu danych musimy konkretnie omówić, ponieważ później ten nowy system wdrażany będzie trzeba zasilić danymi, które muszą być prawidłowo przygotowane. Więc są to kwestie poruszane w czasie analizy.

Radosław: Czyli dużo pracy, a jest to w sumie dopiero pierwszy etap. A jakie są te kolejne kroki wdrożenia ERP? I też jakbyś mógł powiedzieć naszym widzom, słuchaczom jakie ryzyka wiążą się z każdym z tych etapów, czego się wystrzegać, jakie problemy mogą się pojawić?

Paweł: Kolejnym etapem jest etap projektowania. W ogóle tu wcześniej mówiliśmy, że posługujemy się metodyką Microsoft Dynamics Sure Step, która właśnie określa, jak powinien przebiegać ten projekt, jakie są dokumenty do niego wymagane, jak w ogóle poprowadzić klienta.

My jako firma wdrażająca robimy to na co dzień, więc doskonale wiemy, jak należy wdrożyć systemy ERP, a klienci robią to pierwszy raz w życiu. Czasami jest to ich druga, trzecia styczność, więc nie ma takie biegłości, więc zarówno firma wdrażająca, jak i sama metodyka podpowiada, co należy zrobić.

Tym drugim etapem jest projektowanie. Czyli wstępne ustawianie systemu, przygotowanie próbki importu danych, przygotowanie instalacji do szkoleń. Również tworzenie koncepcji nowych wymagań funkcjonalnych, procesów. I tutaj bardzo ważną kwestią i jakimś ryzykiem jest kwestia projektowania nowych wymagań w oparciu o to, co przeanalizowaliśmy w trakcie analizy. Więc jeżeli jakikolwiek błąd zrobiliśmy w trakcie analizy czy jakiegoś obszaru nie omówiliśmy... Bardzo często powtarzana kwestia to "ja myślałem, że coś jest w standardzie". No ten standard jednak trzeba określić, bo są różne systemy ERP i każdy system ma trochę inną standardową funkcjonalność, więc o wszystkich procesach powinniśmy mówić. I to już właśnie możemy wychwycić podczas etapu projektowania.

Kolejny etap to jest etap budowania. Czyli już tworzenia gotowych funkcjonalności, gotowych nowych procesów, które zdefiniowaliśmy wcześniej. Ustawienie końcowe systemu. Już jest testowa baza importowana do systemu, żeby zasilić go danymi. Już jest instalacja systemu. I tutaj ryzyka, jakie mogą się pojawić to jest kwestia np. nieprzygotowania testów akceptacyjnych lub nieprzetestowania modyfikacji, procesów, które są ustawiane w systemie. Tu jeżeli pominiemy jakikolwiek krok to konsekwencje będą się odbijały w kolejnych etapach, a etap budowania ma właściwie na celu przygotowanie systemu pod szkolenia użytkowników końcowych. Więc jeżeli tu zrobimy coś źle, coś pominiemy, zrobimy za szybko to później użytkownicy końcowi to wychwycą i niestety mogą mieć już negatywne opinie na temat naszej pracy i tego, jak przygotowany jest system.

Radosław: Okej, czyli projektujemy w drugim kroku w zasadzie i potem budujemy to, co zostało zaprojektowane. A dalej?

Paweł: Przystępujemy do etapu uruchomienia. Ten etap się tak nazywa, ale jeszcze nie uruchamiamy systemu tzw. "produkcyjnego" - czyli nie jest to go-live. Jest to uruchomienie tego, co wcześniej zrobiliśmy, uruchomienie systemu pod szkolenia dla użytkowników końcowych. I znowu tu jednym z bardzo dużych wyzwań i ryzyk całego projektu wdrożeniowego są ludzie. Tak, jak jeszcze jesteśmy w stanie współpracować z użytkownikami kluczowymi w zespole wdrożeniowym, wytłumaczyć różnego rodzaju kwestie... ale ten zespół składa się z 3 do 5 osób, więc jest to małe grono i wszystkie kwestie można wyjaśnić.

Jeśli mówimy o użytkownikach końcowych to w zależności od firmy może to być 10 osób, może to być 100 osób. I tutaj już nie ma miejsca na dyskusję. Musimy tak przygotować ten system do szkoleń, żeby użytkownicy byli pewni, że nowy system pomoże im w pracy, będzie zasilony odpowiednimi danymi, obsługuje wszystkie procesy, są wykonane testy akceptacyjne, nie ma błędów. Więc cały czas metodyka mówi o tym, żeby tak ułaskawić tych użytkowników końcowych, by byli zadowoleni. Bo to jest największe też wyzwanie - wyjście z tak zwanej "strefy komfortu", jakaś zmiana, że ktoś coś powymyślał, a użytkownicy końcowi nie widzą w tym celu. To tu właśnie mamy ten etap weryfikacji, czy użytkownicy końcowi mają pozytywne nastawienie do tych zmian, pozytywnie zweryfikowali system i się go nauczyli, czy gdzieś wcześniej pojawiły się jakieś błędy i pominięcia, czy coś zrobiliśmy za szybko.

Radosław: Jeśli się nauczyli to uruchamiamy?

Paweł: Jeszcze nie. Ponieważ to, czy się nauczyli warto sprawdzić różnego rodzaju testami. Takiego rodzaju egzaminem, bo z perspektywy osób zarządzających warto, żeby wiedzieli, jaki jest stopień wykształcenia użytkowników w nowym systemie. Więc jak to można zrealizować? Poprzez egzamin. Poprzez realizację jakiegoś testu. Czy potrafią się posługiwać danym systemem, kto ma jakieś większe problemy. Nie każdy przyswaja sobie dosyć szybko nowe technologie i przestawia się na nowe systemy, więc to warto byłoby sobie zweryfikować, żeby móc wychwycić, którym użytkownikom np. można zrobić dodatkowe szkolenia. To jest na to doskonały moment.

Plus do tego, przed uruchomieniem systemu ERP, musimy potwierdzić, że zrealizowaliśmy wszystkie testy akceptacyjne i nie wychwyciliśmy błędu. Bo znowu - często powtarzanym schematem jest to, że ktoś uruchomił nowy system ERP czy jakikolwiek system informatyczny i po uruchomieniu "nic nie działało". To jest oczywiście ogólnik, że nic nie działało. Często ludzie lubią sobie uogólniać problemy, bo wychwycili nawet jeden błąd.

Ale drugą kwestią jest to, żeby uniknąć jednak tych błędów i właśnie metodyka mówi, że po to testy trzeba wykonać przed uruchomieniem, a nie po. Po już jest za późno. Więc jedna z kolejnych kwestii to testy. I bardzo ważna rzecz to import danych, czyli coś na czym wiele firm poległo w czasie projektu wdrożenia ERP. Czyli źle przygotowane dane do uruchomienia systemu. Często gęsto jest tak, że ten import jest wykonywany przez pliki Excelowe. Komuś pomieszają się kolumny, wartości, przeliczniki i później taki import jest zrobiony z błędami do systemu i niestety to duży problem. Więc duże skupienie i uwaga są wymagane do importu danych. Jeżeli jest zrobiony poprawnie, dopiero wtedy możemy sobie zrobić tzw. check-listę, czyli sprawdzić, czy wszystkie punkty zrealizowaliśmy i jesteśmy gotowi. Mówię "my", bo nie tylko klient, ale również partner wdrożeniowy ma tu dużo do powiedzenia. Tak że, czy jesteśmy gotowi na uruchomienie.

No i znowu przykład z życia, że musimy powiedzieć klientowi "Nie, nie jesteśmy". Nie uruchamiamy systemu na siłę dlatego, że np. zbliża się 1 stycznia, ale nie zrealizowaliśmy wszystkich etapów i zadań. Musimy powiedzieć stop, bo istnieje zbyt duże zagrożenie, że wpłynie do negatywnie na firmę. Wtedy lepiej uruchomienie przesunąć np. na 1 lutego, 1 czerwca, cokolwiek - niż uruchomić system, który nie jest przygotowany. Ponieważ przesunięcie daty uruchomienia nie wpłynie tak negatywnie jak to, że uruchomimy źle przygotowany system.

Radosław: No tak, bo wtedy będzie to jeszcze więcej pracy ze strony użytkowników.

Paweł: Pomieszają się ustawienia, księgowość... Największym problemem są np. źle robiona wycena magazynów, złe wyliczenie podatków, złe liczenie VAT! Jeśli VAT jest źle liczony no to mamy takie prawo, że jest to już przestępstwo i pewne osoby mogą iść do więzienia. Więc lepiej przesunąć termin uruchomienia, ale być dobrze przygotowanym w projekcie.

Radosław: Dobra, to załóżmy, że jednak jest wszystko w porządku, uruchamiamy system. Coś nam jeszcze zostało?

Paweł: Tak, ostatnim etapem jest wsparcie po uruchomieniu. Tu znowu i życie, i metodyka podpowiadają, że co z tego, że możemy się bardzo dobrze przygotować we wcześniejszych etapach i dobrze przygotować system, skoro nadal jest to praca z ludźmi. Więc byłoby to duże ryzyko, gdyby po uruchomieniu systemu ERP, jako partner poszlibyśmy sobie do innych projektów. No nie. Jednak jako partner musimy klienta trochę poprowadzić za rękę i pomóc użytkownikom kluczowym i końcowym w tym początkowym okresie. Tak że naszą rolą jest, żeby przynajmniej w tym pierwszym, drugim tygodniu być jeszcze na miejscu u klienta, żeby podpowiadać, jak należy przejść przez poszczególne procesy. Czasami zapominamy pewnych szczegółów, które nie pozwalają nam np. przejść dalej. Więc od tego my jesteśmy na miejscu, żeby pomóc użytkownikom w nabraniu biegłości.

I kolejnym takim newralgicznym etapem jest np. zamknięcie pierwszego miesiąca. Czyli znowu nasza pomoc jest tutaj nieodzowna, by pomóc księgowym, osobom odpowiedzialnym za magazyn, sprzedaż, przygotowanie raportów, liczenie podatków... tu też w pierwszym okresie wspieramy użytkowników tak, aby w kolejnych miesiącach samodzielnie dawali radę.

Radosław: Czyli lepiej być jeszcze do tego zamknięcia, by pomóc faktycznie, zwłaszcza w kwestiach księgowych.

Paweł: Jak najbardziej.

Radosław: Okej, a z etapów, które wymieniłeś, który uznałbyś za kluczowy dla powodzenia całego projektu?

Paweł: Każdy etap jest ważny, ale jednak najważniejszym etapem jest analiza. Ponieważ jeśli na nim popełnimy błąd, a jest to taki fundament do projektu wdrożenia systemu ERP, to cały dom nam się może zawalić. Więc jak tam się nie skupimy i nie poświęcimy więcej czasu, nie będzie pewnej refleksji na temat tego, jakie skutki to może wywołać w późniejszym etapie i funkcjonowaniu firmy no to niestety konsekwencje widać jest dalej. Jeżeli nie na poszczególnym etapie wdrożenia to po uruchomieniu tym bardziej będzie widać, że coś pominęliśmy albo o czymś zapomnieliśmy.

Radosław: Dziękuję Ci Pawle za dzisiejszą rozmowę. Drodzy Państwo, mamy jeszcze wiele do omówienia i będziemy oczywiście kontynuowali naszą rozmowę w zakresie wdrożenia systemów ERP, na co serdecznie Państwa zapraszamy. Do usłyszenia!