Rozmowy o IT

Odcinek 8: Jak wygląda wdrożenie systemu ERP? - część III

Zapraszamy na ostatnią część rozmowy o przebiegu projektu wdrożenia systemu ERP. W tym odcinku ekspert - Paweł Przybylski - szczegółowo przedstawi znaczenie metodyki wdrożeniowej na płaszczyźnie współpracy między dostawcą rozwiązania a klientem. Dlaczego odpowiednia komunikacja ma tak ogromne znaczenie podczas projektu? Odpowiadamy!

Podczas odcinka dowiesz się m.in.:
  • jaką rolę pełnią w projekcie komitety sterujące?
  • jakie aspekty wdrożenia monitorują listy kontrolne?
  • w jaki sposób metodyka Microsoft Dynamics Sure Step wspomaga sukces wdrożenia ERP?
W tym odcinku biorą udział
Paweł Przybylski
Ekspert ERP
Menadżer ds. sprzedaży w firmie IT.integro. Od ponad 15 lat zajmuję się sprzedażą systemów ERP. Interesuję się procesami biznesowymi zachodzącymi w przedsiębiorstwach oraz technologią informatyczną, która je wspiera. Jest odpowiedzialny m.in. za sprzedaż projektów Microsoft Dynamics 365 Business Central oraz współpracę z branżą motoryzacyjną w zakresie systemu incadea.
Radosław Dudziak
Radosław Dudziak
Prowadzący
Radosław Dudziak to Starszy specjalista ds. Obsługi Klienta w firmie technologicznej IT.integro. Ze sprzedażą związany jest od ok. 15 lat. W swojej pracy zajmuje się obsługą klientów polskich i zagranicznych. Do jego obowiązków należą przede wszystkim negocjacje wszelkiego rodzaju umów z klientami oraz partnerami firmy. Poza realizacją głównej działalności IT.integro w obszarze sprzedaży i wdrażania systemu ERP - Dynamics 365 Business Central - wspiera on przedsiębiorców także w zakresie rozwoju innych nowoczesnych technologii dla biznesu, takich jak Microsoft 365.

Transkrypcja podcastu:

Radosław: Witam w trzeciej już części "Rozmów o IT" w tematyce wdrożeń systemu ERP. Dowiesz się, jakie są największe zagrożenia dla prowadzenia takiego projektu oraz poznasz sprawdzone metodyki wdrożenia systemu ERP. Zapraszam!

Ja nazywam się Radosław Dudziak, a dzisiaj w studiu ponownie jest ze mną Paweł Przybylski - Menadżer ds. sprzedaży systemu ERP. To już trzecia część naszej rozmowy o wdrożeniach systemu ERP. Zapraszam Państwa do obejrzenia poprzednich odcinków. No dobra! Czyli wiemy, że jest dużo wyzwań przed firmą, która wdraża system ERP. W takim razie, czy są jakieś narzędzia czy metody, które pozwolą nam czy klientowi kontrolować taki projekt, by wystrzec się błędów, o których wspomniałeś?

 

Paweł: Te narzędzia i metody znowu podpowiada nam metodyka Microsoft Dynamics Sure Step. Czyli jeżeli chodzi o spotkania i metody to mamy tzw. komitet sterujący, czyli spotkania kierowników i właścicieli projektu - zarówno po stronie firmy wdrażającej, jak i po stronie klienta, gdzie jest omawiany przebieg projektu. Najczęściej te komitety sterujące są po zakończeniu kolejnego etapu, żeby omówić, jak przebiegał etap, jakie problemy napotkaliśmy. Jest tzw. rejestr problemów, ponieważ niczego nie zakopujemy pod dywan. Każdy problem musimy rozwiązać, ponieważ, jeżeli coś schowamy do szafy to ten trup nam wyleci w kolejnym etapie albo po uruchomieniu, więc o wszystkim musimy mówić. Trzeba być szczerym. I te wszystkie rzeczy należy omawiać co etap, tak żeby podchodzić do kwestii konstruktywnie. Czyli napotkaliśmy jakieś ryzyko, napotkaliśmy jakiś problem na zasadzie - nie powiedzieliśmy o jakimś wymaganiu. Zdarza się, jesteśmy ludźmi i ktoś mógł o czymś zapomnieć albo w trakcie wdrożenia zmienił się jakiś proces, bo coś... albo bo wszedł Polski Ład, albo np. coś się zmieniło w prawie albo biznesie. I musimy... nie chciałbym użyć słowa "cofnąć się", ale musimy zastanowić się nad tym, jak teraz wprowadzić zmianę w procesach czy wymaganiach. Trzeba do tego podejść konstruktywnie. Co należy zrobić, jakie będzie to miało konsekwencje.

Lub na przykład napotkaliśmy problemy z oprogramowaniem firmy trzeciej, czyli jest np. jakiś problem w interfejsie. Czy napotkaliśmy problem w infrastrukturze. Więc znowu musimy opracować jakieś rozwiązanie, żeby iść do przodu. Z jednej strony mamy komitety sterujący, z drugiej mamy też tzw. listy kontrolne. Czy zostały zrobione testy akceptacyjne, czy wszystkie zmiany, wymagania, procesy, modyfikacje zostały odebrane i przetestowane. Czy użytkownicy są przeszkoleni, czy egzaminy zostały zrealizowane z użytkownikami i jaki jest ich wynik. Czy są użytkownicy, którzy wypadli słabiej i co to oznacza? Na przykład to, że należy zrobić dodatkowe szkolenia.

Czy prawidłowo wyszedł import danych, czyli to, o czym mówiliśmy wcześniej. Czy jesteśmy gotowi na uruchomienie? Czyli to, co powiedziałem wcześniej. Być może właśnie na komitecie sterującym, omawiając te wszystkie listy kontrolne, będzie trzeba podjąć decyzję o przesunięciu uruchomienia. Tak że to podpowiada nam metodyka. Właśnie sposoby na kontrolę tego przebiegu wdrożenia ERP.

To, co pamiętam z kiedyś to, gdy klient zarzucił innej firmie wdrażającej to to, że on w ogóle nie ma żadnej kontroli i nie wie, co się dzieje na projekcie. Dlatego, że ktoś nie stosował sprawdzonej metodyki wdrożenia ERP. My stosujemy metodykę Microsoft Dynamics Sure Step, gdzie to nie jest tylko i wyłącznie narzędzie dla nas jako firmy wdrażającej, ale przede wszystkim jest to narzędzie dla klienta. Żeby on wiedział, w jakim etapie jest, jakie są zadania do wykonania, czy wszystko jest prawidłowo realizowane, czy napotkaliśmy jakieś problemy do rozwiązania itd. Klient jest jedną ze

stron przy projekcie, równorzędną ze stroną wdrażającą. Jeżeli klient nie będzie panował nad projektem to my sami nad tym nie zapanujemy, bo my tylko jesteśmy jedną ze stron. Sami nie wdrożymy. Klient musi w tym czynnie uczestniczyć.

Jeszcze jedna ważna rzecz na koniec. Bo tak mówimy o problemach, straszymy...

 

Radosław: Ostrzegamy!

 

Paweł: Ostrzegamy! My jako firma IT.integro projektów zrobiliśmy kilkaset, jeśli nie już ponad tysiąc i 99%... mam nadzieję, że taka jest statystyka i za dużo się tu nie pomyliłem... zakończyło się sukcesem. Szczerze trzeba przyznać, że nie zawsze projekt był w czasie, budżecie czy wymaganiach, ale był sukcesem, dlatego, że jeżeli projekt nie zakończył się w planowanym terminie to oznacza, że na którymś komitecie sterującym podjęliśmy wspólnie z klientem taką a nie inną decyzję o przesunięciu uruchomienia. Czyli z jednej strony nie w planowanym, ale jednak zaakceptowanym przez obie strony terminie uruchomienia.

Nie w planowanym budżecie z racji tego, że wynikły jakieś problemy - na którymś komitecie sterującym - i obie strony doszły do wniosku, że trzeba zwiększyć budżet, bo napotkaliśmy dodatkowe wymagania i coś się zmieniło. Tak więc metodyka uczy takiej szczerości pomiędzy partnerem wdrożeniowym ERP a klientem. I my jako IT.integro staramy się dzielić naszym doświadczeniem właśnie, żeby klient uniknął różnego rodzaju niebezpieczeństw podczas projektu wdrożenia ERP. My zdajemy sobie z nich sprawę. Jeżeli klient będzie podchodził do projektu z respektem i powagą to również wspólnie z nami jest w stanie uniknąć różnego rodzaju pułapek + osiągnąć z tego projektu jak najwięcej korzyści.

 

Radosław: Dziękuję w takim razie, Pawle, za rozmowę.

 

Paweł: Dziękuję również.

 

Radosław: I za to, że podzieliłeś się z nami swoimi doświadczeniami. A my w następnym odcinku "Rozmów o IT" będziemy rozmawiać o wdrożeniu systemu ERP w chmurze. Odpowiemy na pytanie, czy chmura jest przereklamowana, czy naprawdę daje tak wiele nowych możliwości. Powiemy o tym, czy się opłaca no i - co najważniejsze - czy na pewno jest bezpieczna. Do usłyszenia!


Poinformuj mnie, kiedy będzie dostępny kolejny odcinek

Patronem portalu jest:
Patroni medialni: