Analityka biznesowa a systemy ERP

Kompletna wiedza na temat procesów firmy to podstawa do podejmowania decyzji na drodze dalszego rozwoju. Jeżeli jesteśmy w posiadaniu pełnych danych to pierwszy krok do sukcesu, jeżeli chodzi o zrozumienie powodów przemian czy ewentualnych problemów i czynienie odpowiednich predykcji. Dzięki technologiom takim jak analityka biznesowa Business Intelligence czy system ERP staje się to prostsze.

Wiele narzędzi BI pozwala na przetwarzanie nawet największych zbiorów danych Big Data w przejrzyste wykresy, pulpity i pełne raporty. By było to możliwe należy stworzyć wysokiej jakości hurtownie danych, które pobierają dane z różnego rodzaju systemów ewidencyjnych - w tym systemów ERP.

Słowem wstępu o systemie ERP

Na rynku dostępnych jest wiele oprogramowań, które wspierają zarządzanie firmą. Mogą być one dedykowane konkretnym obszarom, takim jak oprogramowania finansowo-księgowe, CRM czy DMS lub też przeznaczone do integracji i zarządzania danymi w ramach wszystkich procesów całej organizacji. Drugą kategorię reprezentuje właśnie system ERP (ang. Enterprise Resource Planning). Jest to system służący planowaniu zasobów przedsiębiorstwa, który działa w oparciu o jedną bazę danych - gromadzone oraz przetwarzane są w niej informacje dotyczące wszystkich procesów, czyli np. obsługi klientów i sprzedaży, marketingu, zasobów ludzkich, produkcji, logistyki oraz magazynów, serwisu czy też księgowości. Zastępują tym samym pracę z wieloma odrębnymi programami.

Systemy ERP podążają z duchem cyfrowej transformacji biznesu i oferują coraz więcej opcji w ramach integracji z innymi technologiami. Często wykorzystywanymi w oprogramowaniach tej klasy trendami są już internet rzeczy, sztuczna inteligencja (wraz z uczeniem maszynowym), chmura obliczeniowa czy właśnie analityka biznesowa Business Intelligence.

System ERP wyposażony w funkcje BI otwiera przed przedsiębiorcami szerokie horyzonty w zakresie budowania strategii, bowiem gromadzone szczegółowo dane z każdego działu mogą być na bieżąco poddawane pogłębionej analityce oraz raportowaniu.

Narzędzia BI z coraz większą rolą w zarządzaniu

Jak można wyczytać w raporcie Markets and Markets z roku 2020, globalna wartość rynku Business Intelligence na przestrzeni najbliższych prawdopodobnie sięgnie 33,3 miliardów dolarów. Wzrostowi popularności zaawansowanej analityki biznesowej sprzyja m.in. coraz szersze wykorzystywanie chmury obliczeniowej, do której stopniowo przekonują się również przedsiębiorstwa MŚP.

Wzrost zainteresowania narzędziami BI jest również naturalną konsekwencją cyfrowej transformacji biznesu oraz kultury informacyjnej. Decyzje biznesowe są obecnie podpierane szeregiem danych z bardzo wielu źródeł, które niegdyś nie były tak łatwo dostępne. Współczesne strategie firm można realizować z pomocą programów do samodzielnych analiz biznesowych oraz wizualizacji danych.

Warto przy tym zauważyć, że wzrasta znaczenie pracowników, bowiem dostęp do wartościowych danych nie jest już i nie powinien być dedykowany wyłącznie zarządowi czy menadżerom. Kluczowe informacje dotyczące procesów w działach muszą być dostępne także dla pracowników niższego szczebla, czemu z zasady sprzyjają systemy Business Intelligence i systemy ERP.

Mówiąc o szerszym wykorzystywaniu danych w codziennej pracy warto zwrócić uwagę na ich czytelność. Przejrzysta narracja stanowi kluczowy składnik komunikacji wyników liczbowych - szczególnie, jeżeli analityka leży w rękach osób nieanalitycznych, co zakłada właśnie wdrażanie samoobsługowych narzędzi BI.

Współczesne systemy Business Intelligence konstruowane są w taki sposób, aby przygotowywanie raportów było proste oraz nie wymagało wsparcia ze strony działu technicznego. Jednocześnie pozwalają na korzystanie z języka naturalnego. Kokpity menadżerskie mogą być prosto zintegrowane z tekstową interpretacją danych wizualnych, dzięki czemu przekaz jest jasny nawet dla użytkowników systemu, którzy na co dzień nie zajmują się analityką.

Analityka predykcyjna

Zaawansowana analityka biznesowa już od dawna współpracuje z systemami ERP. Warto podkreślić tutaj, że oba rodzaje wymienionych oprogramowań nie są tożsame. Rola systemu ERP sprowadza się przede wszystkim do gromadzenia, wprowadzania i przetwarzania danych z obrębu procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Narzędzie to posiada zazwyczaj pewne funkcje raportowe, jednak analityka oparta na czytaniu oraz agregacji danych należy do zadań systemu Business Intelligence. Z racji swojego zadania narzędzia BI mogą pobierać dane z wielu różnych źródeł - w tym z oprogramowań klasy ERP. Dzięki wykorzystywanej automatyzacji dane są na bieżąco aktualizowane i nie są obarczone ryzykiem błędu, inaczej niż przy ich manualnym wprowadzaniu. Dzięki aktualności i poprawności stanowią z kolei twardą podstaw dla prognoz.

Analizy predykcyjne służą organizacjom do śledzenia i kontroli bieżących oraz historycznych danych po to, aby trafnie prognozować np. zmieniające się trendy rynkowe, zachowania zakupowe klientów, zużycie zasobów czy szanse sprzedażowe. Przez minione lata znacząco rozwinęły się rodzaje algorytmów służących predykcjom oraz modele prognostyczne.

Można także zauważyć, jak zmieniła się świadomość przedsiębiorców w zakresie zalet płynących z narzędzi BI. Jest to widoczne chociażby w raporcie MicroStrategy z 2020 roku, wg którego 56% użytkowników technologii Business Intelligence i Big Data wskazuje szybsze podejmowanie skutecznych decyzji biznesowych jako jedną z korzyści.

Business Intelligence w systemie ERP - przykłady zastosowania

Dzięki rozwojowi oprogramowań klasy ERP, pozwalają one na coraz głębszą integrację z technologiami cyfrowej transformacji. Oferowane w ramach współpracy z narzędziami BI opcje różnią się w zależności od dobranych rozwiązań. Wśród często wspieranych obszarów można wymienić raportowanie, wskaźniki oraz wykresy wydajności, a także zapytania i analizy.

Raportowanie

Jeżeli chcemy utrzymać dobry kierunek rozwoju firmy, należy czuwać nad bieżącymi operacjami oraz zestawiać wyniki z danymi historycznymi. Użytkując system ERP zintegrowany z zaawansowaną analityką biznesową można korzystać z ustandaryzowanych opcji skonfigurowanych według potrzeb danych stanowisk roboczych. Użytkownicy dostają tym samym dostęp do skonsolidowanych danych związanych z rutynowymi czynnościami wykonywanymi przez nich na co dzień.

Pracownicy mogą tworzyć zestawienia danych na bazie rejestrów informacji biznesowych przefiltrowanych zgodnie z rolą w strukturach konkretnej organizacji. Generowane przez system Business Intelligence dokumenty powinny pozwalać na szczegółowy rozkład danych ze szczególnym uwzględnieniem opcji wizualizacji i dalszej dystrybucji raportów.

Czasem, jeżeli system ERP pozostaje w integracji z dodatkowymi aplikacjami biurowymi, jak np. pakietem Microsoft 365 (niegdyś Office 365), wygenerowane raporty mogą być udostępniane także z poziomu programów typu Excel czy Microsoft Word. Raportowanie oraz podejmowanie interakcji w ramach dokumentu jest też niekiedy możliwe bezpośrednio w sieci Web.

Wykresy i wskaźniki wydajności

Systemy ERP współpracujące z narzędziami BI pozwalają użytkownikom na przygotowywanie diagramów, wykresów, wskaźników bądź też wizualizacji dla wartości numerycznych. Rozwiązania zaawansowanej analityki biznesowej stawiają w dużej mierze na przejrzystość ostatecznych dokumentów i intuicyjność środowiska, w jakich użytkownik je tworzy. Obrazowane dane można przystosowywać do różnego stopnia szczegółowości, wartości zdefiniowanych progów czy powiązanych danych. Standardowe funkcje gromadzenia, podziału, analizy bądź ilustrowania zasobów można też rozszerzać dzięki specjalnym aplikacjom (np. Power BI).

Bezpośrednie zapytania i analizy

Funkcje BI dostępne w ramach systemu ERP powinny pozwalać na dokonywanie wielowymiarowych analiz danych z obszaru zakupów, księgowości, sprzedaży czy zapasów. Analizy te mogą uwzględniać różne kryteria - lokalizacje, zakres czasu lub grupy nabywców. Rozwiązania BI gromadzące dane z systemu ERP mogą oferować arkusze kont, arkusze analityczne oraz narzędzia typu Table Builder.