Decyzje biznesowe - co oczywiste - muszą bazować na wiedzy w zakresie procesów zachodzących w firmie. Jeżeli nie mamy pełnego dostępy do informacji może to przełożyć się na zahamowanie rozwoju organizacji. W dobie cyfryzacji dużo łatwiej zapobiec takiej sytuacji dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii. W tym zaawansowanej analityki biznesowej Business Intelligence. Jakie sygnały występujące w firmie mogą wskazywać na to, że warto ją wdrożyć?
Na początku warto zastanowić się nad sposobami monitorowania oraz ewaluacji, które wykorzystywane są w firmie. Analizujemy bieżącą sytuację organizacji, osiągnięte wyniki finansowe, a także to, w jakim stopniu zostały zrealizowane cele strategiczne. Dane w tym zakresie mogą być dostarczane za pomocą rozmaitych źródeł — systemów ERP, CRM, DMS lub jeszcze innych oprogramowań od wielu różnych dostawców. Jeżeli sprawozdania zwykło się sporządzać w danym przedsiębiorstwie maksymalnie raz w miesiącu, może to budować sprzeczne z rzeczywistością poczucie kontroli nad aktualnymi celami biznesowymi.
Inny problem może stanowić to, że dysponujesz wiedzą jedynie w okrojonym zakresie. Podczas generowania raportów i sprawozdań mogą pojawiać się wątpliwości związane np. z bieżącymi stanami magazynowymi i zapotrzebowaniem lub sytuacją finansową. Siłą rzeczy strategiczne decyzje biznesowe podejmowane są na bazie nieprecyzyjnych i wybrakowanych informacji oraz domysłów. W takim wypadku warto zastanowić się nad optymalizacją analityki.
Istnieje kilka sytuacji, które powinny zwrócić Twoją uwagę i mogą świadczyć o tym, że warto skorzystać z narzędzi analityki biznesowej Business Intelligence (BI). Oto 5 sygnałów, które pojawiają się najczęściej i zwiastują konieczność wprowadzenia zmian.
W obrębie organizacji działają przeważnie odrębne działy, których zadania polegają na zarządzaniu budżetem oraz realizacji procesów samodzielnie, bez współpracy z pozostałymi jednostkami. Konkretni pracownicy są odpowiedzialni za własne obszary działania. Kierownik sprzedaży kontroluje procesy sprzedażowe; kierownik magazynu monitoruje stany zapasów; kierownik serwisu jest odpowiedzialny za poprawną realizację prac serwisowych itd. Jeżeli chcemy, żeby kierownicy działów posiadali wgląd w pełen zakres niezbędnych dla nich informacji - czy to z zakresu budżetów, prognoz, czy sprzedaży - należy zgromadzić dane z różnych oddziałów, by następnie skonsolidować je w ramach spójnego raportu.
Uwspólnianie danych wiąże się często dla firm z ich manualnym pobieraniem z paru źródeł i generowaniem raportu w ramach programu Microsoft Excel. Przeważnie należy to do obowiązków działów IT, zaś osoby faktycznie podejmujące decyzje co do danego obszaru działalności nie dysponują wglądem w stosowne dane na tym etapie, więc nie mogą ich modyfikować czy uaktualniać. Ręczne sporządzanie raportów wiąże się ponadto z dużymi nakładami czasu i rodzi ryzyko błędów.
Rozwiązania Business Intelligence pozwalają na gromadzenie danych w sposób w pełni automatyczny w ramach każdego źródła, z którego korzysta firma. Dane te są następnie ujednolicane i przekształcane w wizualnie klarowne pulpity, analizy oraz raporty. Narzędzia BI oferują także funkcje dynamicznej analizy pozwalającej na przeglądanie danych z uwzględnieniem różnego poziomu szczegółowości.
Sporządzane raporty mogą być transmitowane bezpośrednio przez system w obrębie organizacji, z pożądanym dla danego użytkownika stopniem uprawnień. Wystarczy utworzyć stosowny dokument bądź pulpit menadżerski, który będzie automatycznie przystosowany do wymagań danej osoby bądź działu, obrazując tylko niezbędne informacje.
Ręczne generowanie raportów – wciąż często praktykowane mimo ryzyka wielu niezgodności - wiąże się z realizacją paru niezbędnych kroków, takich jak pobranie danych, ich ręczne przetworzenie oraz dopasowanie do wymagań użytkownika, a także weryfikacja. Przygotowując raport użytkownik lub dział ma ponadto wątpliwą pewność, że zawarte w dokumencie informacje są kompletne i poprawne. Czas przeznaczony na prace jednak dalej mija, zabierając nawet kilka dni. Stanowi to z kolei spory problem, jeżeli chodzi o prawidłowe analizy tendencji rynkowych i kluczowych wskaźników wydajności. Co więcej, ewentualne niezgodności mogą zostać zauważone i poprawione dopiero po pewnym czasie.
Aby czerpać z analiz jak największe korzyści, powinno się nieprzerwanie monitorować wskaźniki efektywności (KPI). Jeśli stałe ich śledzenie nie jest możliwe, zaleca się dokonywanie pomiarów przynajmniej raz na dzień.
Systemy Business Intelligence pozwalają pobrać i przetworzyć kompleksowy zakres danych w bardzo krótkim czasie. Generowanie samego raportu jest możliwe zaledwie w kilka sekund. Użytkownicy mogą korzystać też z dodatkowych rozwiązań, takich jak np. agent powiadomień, który na bieżąco kontroluje dane zbierane z systemów ERP, CRM i DMS lub innych programów stosowanych w przedsiębiorstwie. Jeżeli w danych nastąpią jakieś niespodziewane zmiany, użytkownik może liczyć na otrzymanie stosownego powiadomienia.
Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) zgodnie z idealnym scenariuszem powinny być monitorowane non stop. Ich pełna aktualność warunkuje bowiem jakość generowanych raportów. Śledzenie KPI 24 godziny na dobę może jednak nie być możliwe - w takiej sytuacji kontrole powinny odbywać się przynajmniej raz dziennie. Długi, kilkudniowy okres przygotowywania raportów uniemożliwia natomiast taki scenariusz, wpływając tym samym niekorzystnie na podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych.
Jak wygląda to w przypadku narzędzi Business Intelligence?
Dane przedsiębiorstwa powinny podlegać nieustannej aktualizacji. Narzędzia BI mogą być konfigurowane pod kątem szybkiego poboru danych, co pozwala na stały monitoring kondycji organizacji, wykrywanie potencjalnych problemów oraz ich możliwych przyczyn. System Business Intelligence okazuje się niezwykle pomocny, jeśli twoja firma boryka się na co dzień np. z brakiem rozwiązań pozwalających na precyzyjną kontrolę stanów magazynowych czy rozbieżnością w rozliczeniach. Zaawansowana analityka biznesowa przydaje się we wdrażaniu szybkich działań naprawczych wobec błędnie toczących się procesów.
Systemy Business Intelligence posiadają funkcje automatycznego generowania raportów, pulpitów menedżerskich oraz analiz, a także przesyłania odpowiednich powiadomień do skrzynek odbiorczych użytkowników, kiedy to KPI osiągną zamierzone wartości.
Jeśli raporty generowane są na przykład jedynie raz w miesiącu, kierownicy poszczególnych działów mogą mieć problem z dostępem do precyzyjnych informacji w zakresie operacji, które aktualnie są realizowane. Dostęp do wyników finansowych, prognoz czy postępu określonych projektów - choćby w ramach przygotowań sprawozdania dla zarządu - staje się uciążliwą kwestią. Osoby na stanowiskach kierowniczych powinny mieć stałą kontrolę nad niezbędnymi statystykami.
Narzędzia BI skonstruowane są tak, by wyświetlać przejrzyste wizualizacje danych w postaci tabel oraz wykresów, które wypierają tym samym standardowe arkusze w Excelu, skracając czas pozyskiwania informacji. Technologie Business Intelligence pozwalają na przetwarzanie oraz prezentowanie danych z uwzględnieniem pożądanego stopnia szczegółowości dla danego użytkownika. Ostatecznie otrzymywane informacje są zatem odpowiednio filtrowane, by zawierać jedynie te dane, które są niezbędne dla stanowiska.
Na pewno warto rozważyć zatem wprowadzenie systemu Business Intelligence w swojej firmie, jeżeli chcemy wyposażyć pracowników w specjalistyczne narzędzie do codziennej, zautomatyzowanej analityki. Środowisko pracy uzbrojone w dostęp do strategicznych statystyk pozwala łatwiej osiągać wyznaczone cele operacyjne, efektywnie wykorzystywać zasoby i odciąża dział IT.
Firmy korzystają przeważnie z kilku źródeł danych, a złożoność analiz rośnie. Użytkownicy coraz częściej stosują również różnorodne sposoby przetwarzania danych, co utrudnia zachowanie ich spójnej struktury. Dla przykładu, raporty generowane są przez określonych pracowników przy pomocy programu Excel, a wszystkie zmiany wprowadzane są ręcznie i udostępniane dalej użytkownikom w postaci papierowego dokumentu, maila lub rozmowy. Taka sytuacja prędzej czy później skutkuje utratą kontroli nad spójnością informacji.
Siłą rzeczy w rękach analityków leży zatem coraz więcej pracy w ramach opracowywania sprawozdań. Duże obciążenie pracą i niezintegrowanymi danymi zagraża nie tylko terminowości, ale także zwiększa ryzyko występowania błędów.
Jak wygląda to w przypadku narzędzi Business Intelligence?
Zaawansowana analityka biznesowa oferuje zestawy rozwiązań do samodzielnego kreowania analiz, pulpitów menedżerskich oraz raportów w ramach dość przyjaznego środowiska. Bez względu na to, który pracownik i gdzie wprowadza modyfikacje w określonych zestawieniach, dane pozostają aktualizowane na bieżąco.
Narzędzia BI pozostają przeważnie ściśle zintegrowane z systemami do zarządzania, które aktualnie wykorzystujemy — czy to systemami ERP, CRM czy innymi. Integracja ta sprzyja poprawności przy konsolidacji danych poszczególnych działów oraz rozprowadzaniu stosownych raportów w obrębie organizacji. Reszta pracowników dysponuje zaktualizowanymi informacjami w postaci udostępnianych dokumentów lub własnych widoków użytkowników w oprogramowaniu.
Jeśli twoja firma boryka się z którymś z wymienionych problemów, być może warto pokusić się o przegląd narzędzi BI dostępnych obecnie na rynku.