Konferencja dla biznesu: System ERP i CRM w ekosystemie rozwiązań Microsoft
Biorę udział

System ERP a zarządzanie współczesną firmą

Autor: Redakcja

Cyfrowa transformacja zmienia specyfikę naszych potrzeb zarówno ze strony prywatnej, jak i zawodowej. By zadbać o swoją konkurencyjność w czasach nieustannych zmian technologicznych, przedsiębiorcy muszą mieć pewne rozeznanie w trendach informatycznych i - przede wszystkim - umiejętnie stosować je w strategiach swoich firm. Wśród jednego z coraz chętniej wdrażanych rozwiązań dla biznesu znajdziemy system ERP.

System ERP to oprogramowanie umożliwiające integrację wszystkich procesów przedsiębiorstwa w ramach wspólnej bazy danych. Służy poprawie płynności przepływów codziennej pracy oraz stworzeniu odpowiedniej podstawy do podejmowania lepszych decyzji biznesowych wspartych dostępem do kompleksowych i aktualnych informacji. Oprogramowanie ERP zyskuje na popularności zwłaszcza w sektorze dużych organizacji, choć oferowane przez niego funkcjonalności są stworzone również dla małych i średnich firm.

System ERP - co to takiego i co oferuje?

Systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to oprogramowania, które powstały z myślą o przedsiębiorstwach działających w oparciu o różne, niezintegrowane ze sobą bazy danych. Ich poprzednikiem były powstałe po II wojnie światowej systemy MPR dedykowane planowaniu zapotrzebowania materiałowego. Wraz z rozwojem technologii, narzędzia te znacznie rozszerzyły swoje funkcje i dzięki temu współczesne systemy klasy ERP są w stanie obsługiwać każdy obszar działania firmy.

Użytkowanie różnych systemów i baz danych generuje bowiem wiele utrudnień w codziennej pracy oraz utrudnia podejmowanie strategicznych decyzji ze względu na brak pełnego wglądu w sytuację organizacji. Taka sytuacja sprzyja nie tylko zwiększonym nakładom pracy przy niższych wynikach finansowych, ale również zwiększa ryzyko częstych błędów. W jaki sposób wdrożenie systemu ERP może zatem pomóc?

Wyższy poziom automatyzacji

Zintegrowana baza danych, która gromadzi aktualizowane w czasie rzeczywistym informacje sprzyja zwiększeniu automatyzacji. System ERP pozwala na zredukowanie ilości manualnie wykonywanych czynności. Rzutuje to z kolei na większą oszczędność czasu pracowników i mniej błędów ludzkich. Zamiana ręcznych działań na algorytmy oprogramowania jest możliwa m.in. dzięki integracji systemu z programami biurowymi (jak ma to miejsce w przypadku oprogramowania Microsoft Dynamics 365 Business Central, który oferuje współpracę z pakietem Microsoft 365) czy trendami technologicznymi, takimi jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe lub analityka Business Intelligence.

Systemy klasy ERP, wyposażone w odpowiednie moduły ERP i dodatkowe narzędzia, gwarantują użytkownikom wgląd w aktualny stan obsługiwanych w danym dziale operacji, a także czuwają nad ich przebiegiem z pomocą odpowiednich alertów. Analizują, kontrolują zgodność ze zdefiniowanymi parametrami i czynią predykcje właściwe dla konkretnego obszaru, takiego jak sprzedaż czy zarządzanie towarami w magazynie.

Zaletą oprogramowania ERP jest to, że można wykorzystywać go niezależnie od zajmowanego w firmie stanowiska. Z narzędzia mogą korzystać zarówno pracownicy szeregowi, jak również kadra zarządzająca. Wykorzystywane na co dzień interfejsy podlegają personalizacji, a użytkownik otrzymuje dostęp do takich informacji, jakie przypisane są określonej roli użytkownika.

Kontrola przepływów pieniężnych

Oprogramowanie tej klasy pozwala na monitorowanie przepływów pieniężnych z pomocą dedykowanych modułów ERP. Moduł finansowo-księgowy stanowi tak naprawdę elementarną część systemu do zarządzania firmą, bez którego trudno sprawować kontrolę w jakimkolwiek innym obszarze. System ERP za sprawą konsolidacji danych oraz raportowania umożliwia zachowanie płynności i optymalizację procesów obsługi należności, ułatwiając pracę działów finansowych.

Jako użytkownik możesz m.in. tworzyć sprawozdania, księgować transakcje, zarządzać kosztami zapasów, środkami trwałymi oraz kosztami produkcji i kontami bankowymi. Dobre oprogramowanie powinna cechować wysoka wydajność mechanizmów automatyzacji w zakresie księgowania dokonywanych operacji i odpowiednia analityka rejestrowanych dokumentów.

Lepsza sprzedaż i obsługa klienta

Systemy ERP oferują różne moduły ERP, które wdrażane są w zależności od charakterystyki branżowej i oczekiwań danego przedsiębiorstwa. W ofercie różnego typu oprogramowań znajdziemy funkcjonalności dedykowane sprzedaży czy zarządzaniu relacjami z klientami. System z założenia powinien wspomagać proces obsługi klienta, ułatwiać opracowywanie zamówień i ofert (m.in. z wykorzystaniem personalizacji) oraz analizować historyczne dane sprzedażowe, aktywności klientów i punkty styku. Rozwiązanie rejestruje i udostępnia użytkownikom dane kontaktowe firm i osób, z którymi w przeszłości prowadzona była współpraca, a także segmentuje je zgodnie ze zdefiniowanymi kryteriami.

Segmentacja pozwala w przyszłości na trafne przeprowadzanie kampanii marketingowych czy dostosowanie ofert pod określoną grupę odbiorców. Sprzedawcy mogą korzystać również z analiz klientów opracowywanych na bazie etapów sprzedaży i ewentualnych dodatkowych informacji wprowadzanych do systemu, by trafniej ofertować z uwzględnieniem lejków sprzedażowych.

Swobodny dostęp do aktualnych informacji oraz raportów sprzedażowych w ramach systemu ERP umożliwia handlowcom podejmowanie szybszych decyzji, prognozowanie i wydajne dysponowanie zasobami niezbędnymi do finalizacji zamówienia.

Mobilność

Nowoczesne oprogramowania ERP powinny zapewniać użytkownikom dostęp do swoich funkcjonalności z poziomu dowolnego urządzenia oraz lokalizacji. Mobilność rozwiązań tego typu staje się coraz bardziej powszechna za sprawą wykorzystywania możliwości systemu ERP w chmurze obliczeniowej, a więc gromadzenia danych w ramach zewnętrznego serwera. By obsługiwać system i być na bieżąco z realizowanymi obecnie w poszczególnych działach procesami można korzystać z tabletu, laptopa czy smartphona.

Mobilność systemu sprawdza się z perspektywy różnego typu branż. Detaliści oraz klienci retail otrzymują komplet informacji o usługach, dostępności produktów, dostawie lub opiece sprzedażowej za pośrednictwem aplikacji. Koordynatorzy w zakładach produkcyjnych mogą kontrolować stany magazynowe i planować zapotrzebowanie, natomiast handlowcy mogą zarządzać zamówieniami i monitorować dostępność towarów bez względu na to czy pracują obecnie w terenie, czy nie.

Ponadto, niektóre systemy ERP pozostają w ścisłej integracji z dodatkowymi aplikacjami sprzyjającymi pracy biurowej w trybie zdalnym. Przykładem jest tu wspomniany już wcześniej pakiet narzędzi Microsoft 365 (dawniej Office 365).

Poprawa procesów produkcyjnych

Systemy ERP dysponują często funkcjonalnościami z zakresu produkcji, które pozwalają na wydajne zarządzanie magazynem oraz optymalizację zasobów i zdolności produkcyjnych. Użytkownicy mogą generować harmonogramy produkcji i obsługiwać zlecenia zgodnie z wymaganiami oraz potrzebami klientów. Oprogramowanie sprzyja także planowaniu z uwzględnieniem obciążeń stanowisk roboczych za pośrednictwem weryfikacji zdolności produkcyjnych oraz aktualnego zapotrzebowania - a to tylko jedne z wielu opcji wspomaganych w ramach rozwiązań tej klasy.

Co warte wspomnienia, dzięki Czwartej Rewolucji Przemysłowej coraz popularniejsza staje się idea zautomatyzowanych zakładów produkcyjnych. Wiąże się to ze stosowaniem takich technologii zintegrowanych z systemami ERP, jak Internet Rzeczy lub uczenie maszynowe. Współpraca inteligentnych czujników i sensorów z użytkowanym oprogramowaniem pozwala m.in. na przewidywanie i wczesne zapobieganie awariom na liniach produkcyjnych.

Moduły ERP

Każdy system klasy ERP oferuje swoje własne moduły ERP, które można wdrożyć. To, na jakie funkcjonalności się zdecydujemy jest zależne od poziomu rozwoju firmy oraz specyfiki branży, w której funkcjonujemy. Istnieją jednak pewne must-have, bez których system ERP traci na swojej fundamentalnej wartości, takie jak choćby moduł finansowo-księgowy. Stanowi od podstawę do mierzenia faktycznych wyników organizacji i podejmowania późniejszych decyzji biznesowych.

Oprócz tego, w ramach systemów klasy ERP można spotkać się z funkcjonalnościami z obszaru zarządzania sprzedażą, serwisem, projektami, łańcuchem dostaw, zasobami ludzkimi czy produkcją. Przeważnie, na początku współpracy z dostawcą rozwiązania, wystarczająca jest implementacja podstawowych funkcjonalności, które wraz z rozwojem przedsiębiorstwa można rozszerzać. Część

systemów ERP oferuje także integracje z dodatkowymi aplikacjami. Są one dedykowane obsłudze poszczególnych procesów lub procesów charakterystycznych dla danych branż.

Inwestycja w cyfryzację

Jak możemy wyczytać w raporcie Generalnego Urzędu Statystycznego z 2019 roku, systemy klasy ERP cieszą się rosnącą popularnością wśród przedsiębiorców. Ich zastosowanie sięga prawie 90% w obszarze dużych firm. Sektor MŚP nadal charakteryzuje się znacznie niższym wynikiem w tym zakresie, jednak z roku na roku widoczna jest poprawa.

Stopniowo rośnie także świadomość przedsiębiorców, jeżeli chodzi o wdrażanie cyfryzacji do swoich strategii biznesowych. By móc efektywnie zarządzać organizacją w dzisiejszych czasach zdominowanych przez technologię, należy pozostać otwartym na cyfrowe trendy, które stanowią podstawę budowania konkurencyjności. Warto zwrócić również uwagę na rolę pandemii, która niespodziewanie stała się pewnego rodzaju katalizatorem cyfrowej transformacji i, chcąc nie chcąc, wymusiła w wielu organizacjach zmianę dotychczasowych modeli biznesowych.

W artykule:
Reklama
Patronem portalu jest:
Patroni medialni: