Zarządzanie magazynem i znaczenie systemu WMS

Mimo, że mamy obecnie do czynienia z coraz wyższym poziomem cyfryzacji zarówno w sferze publicznej, biznesowej, jak i prywatnej, obrót fizycznymi, a nie wirtualnymi towarami stanowi nadal jeden z kluczowych filarów gospodarki. Efektywne zarządzanie magazynami, w których firmy gromadzą dobra, jest złożonym procesem. Musi opierać się on na wysokojakościowej realizacji wielu czynników. Należy dbać o odpowiedni poziom zapasów, optymalny układ magazynu, wydajny przepływ towarów i czas poświęcany na procesy intralogistyczne, a także wdrożyć możliwie jak największą automatyzację. Wskazujemy, jakie praktyki muszą uwzględnić procesy magazynowania oraz jak może pomóc w tym obszarze technologia.

Planowanie przestrzeni magazynowej

Przestrzeń magazynową należy rozplanować tak, aby rozmieszczenie towarów nie pozostawiało zbędnych luk i zarazem, aby móc towary bezpiecznie i sprawnie przewozić z uniknięciem występowania wąskich gardeł. Magazyn musi być wyposażony w optymalną liczbę regałów oraz palet, a także stanowiska administracyjne oraz drogi transportowe uwzględniające nie tylko wydajność przemieszczania, ale także zasady BHP i zagwarantowanie bezpieczeństwa przeciwpożarowego. W procesie zarządzania magazynem można zastosować wiele sposób rozmieszczania towarów, w tym:

• metoda wolnych miejsc składowania - zapasy w magazynie rozmieszczane są w ramach wolnych gniazd regałowych. Należy stosować w niej etykiety logistyczne znakujące jednostki ładunkowe oraz opakowania, jak również znakowania każdego z miejsc składowania ze szczegółowością na poziomie gniazda.
• metoda stałych miejsc składowania - poszczególne asortymenty posiadają swoje stałe miejsca składowania, co ułatwia proces późniejszego wyszukiwania towarów
• metoda według rotacji - towary rozmieszczane są zgodnie z częstotliwością ich wydawania. Oznacza to, że im częściej dany towar jest wydawany z magazynu, tym większą przestrzenią dysponujemy na następne zapasy. Metoda ta sprawdza się w sytuacji, gdy towary przechowywane są na magazynie przez krótki okres czasu.
• metoda poziomów składowania - sposób, który bazuje na ciężkości danych ładunków, które zgodnie z tym kryterium grupowane są z oznaczeniami A, B, C. A oznacza ładunki powyżej 600 kg, B między 400 a 600 kg, C - poniżej 400 kg.

Dobór odpowiedniej metody składowania zależny jest od rodzaju oraz rotacji magazynowanych towarów. W tym celu dobrze jest przeprowadzić wstępny audyt, który pozwoli na dokładną ocenę zapasów.

Zarządzanie zapasami

Zarządzanie zapasami obejmuje czynności z zakresu przepływu towarów wewnątrz oraz na zewnątrz magazynu. Zarządzanie zapasami jest ściśle powiązane z procesem kontroli (monitorowania ilości asortymentu, jego rozmieszczenia w magazynie i specyfiki towarów) oraz optymalizacją, czyli zwiększeniem wydajności zarządzania magazynem m.in. poprzez stosowanie odpowiedniej metody rozmieszczenia.

Jeżeli prawidłowo zarządzamy zapasami minimalizujemy koszty magazynowania, gwarantujemy wysoki poziom obsługi klientów i odpowiednio planujemy rezerwy, by unikać braków oraz nadwyżek. By sporządzić odpowiednią strategię w tym zakresie należy dysponować danymi m.in. z zakresu dotychczasowego popytu na towary, rotacji i kosztów zapasów, stanów magazynowych. Potrzeby magazynowe warto planować z wyprzedzeniem w oparciu o historyczne dane.

Prognozowanie może być jednak trudniejsze lub łatwiejsze zależnie od branży - niektóre towary charakteryzują się stałą sezonowością, dlatego sporządzanie prognoz w takim wypadku jest prostsze. Oferta złożona ze zróżnicowanego asortymentu wymusza z kolei koncentrację na zwiększaniu elastyczności gospodarki magazynowej.

Efektywne zarządzanie magazynem na poziomie zapasów wiąże się również z jakością realizowania zleceń. Produkty przygotowywane i wysyłane w ramach zamówienia muszą być dostarczane w jak najszybszym czasie, z gwarancją idealnego stanu. Wysoki poziom obsługi to tylko jedno z wyzwań związanych z zarządzaniem magazynem. Czynnikami wpływającymi na rozplanowanie zapasów mogą być niespodziewane zmiany popytu lub zwiększenie intensywności produkcyjnej następujące z rozwojem przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji można zastosować nowy układ towarów w strefach magazynowych.

Kontrola w procesie zarządzania magazynem

Kontrola jakości w procesie zarządzania magazynem polega na sprawdzaniu jakości asortymentu, który trafił do nas od dostawcy bądź został wytworzony podczas produkcji własnej. Pierwszym krokiem w przypadku dostaw jest oczywiście sprawdzenie, czy otrzymany towar zgadza się z zamówieniem - pod względem ilości oraz ewentualnych uszkodzeń. Etap ten powinien być przeprowadzany na podstawie dowodu dostawy, który powinien zawierać właściwości produktów. Bazując na dokumencie można też dokonać poboru próbek.

W przypadku wyrobów własnych kontrola jakości musi zapobiec stratom, z jakimi firma będzie musiała się zmierzyć w przypadku wadliwej produkcji. Wady mogą wynikać z różnych czynników - awarii maszyn, błędu ludzkiego czy też nieodpowiednich materiałów. Kontrole mogą być wykonywane bezpośrednio na stanowisku z pomocą operatora lub w sposób automatyczny, co odbywa się najczęściej już w stosunku do całego asortymentu. Obecnie stosuje się różne systemy kontroli jakości, w tym systemy WMS.

Miejsce na technologię - WMS

Magazyny stopniowo stają się coraz bardziej zautomatyzowane i dysponują dostępem do większego zakresu danych niż kiedyś. Wiąże się to z wdrażaniem systemów zarządzania magazynem oraz materiałami, a także systemów automatyki magazynowej. W celu usprawnienia zarządzania magazynem powstały oprogramowania WMS (ang. Warehouse Management System), które działają w integracji z rozwiązaniami klasy ERP, CRM czy też BOK. Narzędzia te, służące zarządzaniu procesami logistycznymi oraz przechowywaniem towarów, są na tyle elastyczne, że mogą stosować je zarówno duże centra logistyczne, jak i magazyny niewielkich firm produkcyjnych czy sklepów. WMS posługują się specjalnymi algorytmami, które odciążają pracowników w ramach powtarzalnych czynności.

Funkcjonalności rozwiązań WMS różnią się w zależności od dostawców, jednak pozwalają przeważnie na optymalizację procesów w obszarze zarządzania czasem pracowników i powierzchnią magazynową, kontroli jakościowej i ilościowej zapasów, współpracy z klientami oraz dostawcami czy technologią radiową i skanowaniem kodów.

Sztandarową wartością systemów WMS z perspektywy zarządzania magazynem jest sprawna wymiana danych oraz fakt, że mogą być one używane dla wielu lokalizacji (każdej lokalizacji zostaje przyznana etykieta z numerem identyfikacyjnym). Rozwiązania tego typu dzielą magazyn na strefy oraz obszary logistyczne o odrębnych sposobach składowania, rotacji asortymentu i z uwzględnieniem charakterystycznych procesów.

WMS obsługuje procesy w ramach zarządzania:

Kontrolą magazynów

Opcja ta umożliwia stałe określanie miejsca, stanu oraz liczebności zgromadzonych towarów.

Lokalizacjami

System wspomaga użytkowników w zakresie rozmieszczania towarów w magazynie z uwzględnieniem najlepszych dla danego typu asortymentu lokalizacji. Lokalizacje wskazywane są na bazie takich parametrów, jak np. wymiary produktu.

Przyjęciami i wydaniami

Narzędzie umożliwia przyjmowanie towarów z różnorodnych źródeł (dostaw, migracji międzymagazynowej czy zwrotów), zapewniając odpowiednią kontrolę stanu i ilości w trakcie procedury na bazie wystawionego zlecenia. Zarządzanie wydaniami obsługuje natomiast procesy związane z przygotowywaniem zamówień wysyłki oraz zmianą stanów magazynowych.

Systemy te odgrywają także swoją rolę w procesach inwentaryzacji, raportowania, zarządzania zadaniami pracowników i saldami z kontrahentami.

Obsługą kontroli jakości

WMS pomaga m.in. w określeniu wymogów jakościowych materiałów i produktów końcowych, opracowywaniu statystyk, nadzorze nad obrotem magazynowym (by zablokować wadliwe partie z produkcji własnej) czy poborze próbek dostaw, sprawdzając ich jakość oraz ilość.