Zarządzanie projektami z systemem ERP

Zarządzanie projektami wymaga od firm umiejętności trzymania się wyznaczonych odgórnie ram - czy to w kwestii czasu pracy, budżetów czy ilości zużytych zasobów. Bez względu na to, w jakiej konkretnie branży działamy, sukces projektów pozwala budować przewagę konkurencyjną i nasz dobry wizerunek w oczach klientów. Zdolność koordynowania prac wskazuje też od razu, czy struktura organizacyjna naszego przedsiębiorstwa jest wydajna oraz, czy wykorzystywane obecnie narzędzia kontrolne się sprawdzają. Jak może pomóc w tym system ERP?

Znaczenie systemu informatycznego

W dobie nowoczesnego zarządzania i coraz większej roli technologii w biznesie wydaje się oczywiste, że realizując projekty, musimy dysponować odpowiednim narzędziem, które pozwoli nam zachować porządek i trzymać się terminów. Program pozwalający na zarządzanie projektami musi zagwarantować funkcjonalności, które umożliwią płynne rejestrowanie nowych zleceń, planowanie i kontrolę zasobów oraz postępu w przebiegu zadań - a jednocześnie zapewnią wszystkim zaangażowanym działom dostęp do aktualnych informacji. Zarówno w przypadku niewielkich, jednorazowych przedsięwzięć, jak też projektów długoterminowych lub powtarzających się.

Tego typu oprogramowaniem są systemy ERP wyposażone w dedykowany projektom moduł, który nieraz powiązany jest z innymi funkcjonalnościami, takimi jak produkcja czy serwis. Pozwala to na śledzenie postępów w ramach zintegrowanych danych.

Zarządzanie projektami z systemem ERP – w jakich obszarach?

Obieg dokumentów

W projektach bierze udział przeważnie wiele działów organizacji, dlatego należy zadbać o to, aby każda osoba zaangażowana dysponowała niezbędnymi informacjami - w tym dostępem do właściwej dokumentacji. Dokumenty tworzone w obrębie projektu powinny podlegać swobodnemu udostępnianiu różnym użytkownikom, by zachować ciągłość i spójność komunikacji, a także pozwalać członkom zespołu projektowego na wprowadzanie ewentualnych modyfikacji na różnych etapach realizacji zlecenia. Sprawnemu obiegowi powinny podlegać takie dokumenty, jak karty czasu pracy, specyfikacje projektu, analizy czy faktury.

Dlatego tak ważne jest zadbanie o narzędzie, które zagwarantuje taki przepływ i to nie tylko w obrębie wewnętrznych struktur firmy, ale także na linii wykonawca - klient w celu uzyskania niezbędnych akceptacji. Bardzo przydatne możliwości stwarza w tym zakresie integracja z programami biurowymi, jak ma to miejsce w przypadku oprogramowania ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central współpracującego z pakietem Microsoft Office 365. Integracja pozwala bowiem na wysyłkę i wspólną modyfikację dokumentów w ramach środowiska takich aplikacji jak MS Outlook czy MS Excel bez opuszczania oprogramowania.

Zlecenia definiowane w ramach projektów

Korzystaj z funkcjonalności rejestracji zużyć, by rozliczać zlecenia z uwzględnieniem stałych stawek bądź faktycznych zużyć czasu i materiałów. System ERP umożliwi Ci wykonywanie standardowych zadań w ramach zarządzania projektem, a więc konfigurację zlecenia, planowanie zasobów, ustalanie budżetów oraz kontrolę nad stopniem realizacji prac. Jest to pomocna technologia również z perspektywy projektów długoterminowych, które wymagają rejestrowania czasu pracy pracowników bądź poziomu zużycia zasobów magazynowych. Z systemem ERP powinieneś mieć dostęp do kompletu informacji zarówno w kwestii pojedynczych zleceń, jak też alokacji pracowników czy urządzeń oraz funkcji konfigurowania danych pod kątem administracyjnym i finansowym.

Zasoby

Jako zasoby możemy określić osobę bądź urządzenie stanowiące część projektu. Oprogramowanie do zarządzania klasy ERP powinno umożliwić nam ich śledzenie zarówno na poziomie pojedynczego zasobu, jak też całej grupy - m.in. pod kątem zużycia, faktycznej wydajności oraz dostępności.

Czas pracy i harmonogram

Dzięki kontroli czasu poświęcanego na poszczególne zadania realizowane w projekcie możemy łatwiej monitorować wydajność i trzymać się z góry założonego harmonogramu. W systemie ERP możemy rejestrować czas pracy poszczególnych użytkowników w ramach danego projektu. Karty czasu pracy podlegają kontroli kierowników projektów.

Analizy i raportowanie

Projekt nie może zakończyć się sukcesem bez stałej kontroli. Z pomocą przychodzi tutaj technologia - zaawansowana analityka biznesowa Business Intelligence i funkcje raportowania. Na etapie planowania projektu należy zdefiniować niezbędne wskaźniki, które później pozwolą nam określać, czy zlecenia przebiegają zgodnie z wyznaczonymi założeniami. Czy osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania wywiązują się z nich w planowanym czasie? Czy określone wcześniej budżety i zużycie zasobów nie przekraczają normy?

Analityka i raportowanie stosowane w systemie ERP pozwala na kompleksowe zbieranie informacji m.in. z danych wprowadzanych bezpośrednio przez użytkowników oraz przesyłanych dokumentów, by następnie przekształcać je w przejrzyste zestawienia i raporty. Dzięki temu kierownicy,

menadżerowie i wszystkie osoby zarządzające projektem mogą zachowywać stałą kontrolę nad kluczowymi KPI. Użytkownicy systemu ERP mogą również na co dzień, za sprawą personalizowanych widoków, śledzić zlecenia i ustalać, o jakich ich wartościach chcą być automatycznie informowani.