Rozwój organizacji to dla przedsiębiorcy chwila na podjęcie ważnej decyzji dotyczącej wdrażania rozwiązań informatycznych. Należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy dotychczas stosowane oprogramowanie dla firm lub też kilka używanych systemów wciąż przynosi oczekiwane rezultaty. Być może warto zastąpić je czymś nowym, bardziej wydajnym? Warto również patrzeć perspektywicznie – używane obecnie narzędzie się sprawdza, ale możliwe, że w przyszłości jego funkcjonalności przestaną wystarczać. A niestety nie wszystkie systemy oferują opcje rozbudowania wraz z rosnącymi potrzebami. Jeżeli dojdziemy do takich wniosków, warto poznać kilka kluczowych elementów, których nie powinno zabraknąć w strategii wyboru nowego oprogramowania. Sprawdź, jak powinien przebiegać wybór oprogramowania dla firm.
Oferta na rynku systemów informatycznych regularnie rośnie i do wyboru mamy coraz więcej rozwiązań przeznaczonych do zarządzania przedsiębiorstwem. Jeśli uznaliśmy, że firma potrzebuje nowego narzędzia do koordynowania procesów, wybór odpowiedniego oprogramowania dla firm powinien bazować głównie na strategicznych celach, jakie chcemy w przyszłości osiągnąć. Sukces inwestycji wiąże się bowiem w ogromnej mierze ze specyfiką konkretnego środowiska aplikacji. Musi być ono wyposażone w funkcjonalności właściwe dla naszej branży i najlepiej na tyle elastyczne, aby z czasem móc je rozszerzać o dodatkowe rozwiązania.
Moduły, jakie oferuje system, powinny odpowiadać na krytyczne obszary funkcjonowania organizacji i obsługiwać właściwe dla nas procesy - zależnie od tego, czy mowa tu np. o produkcji, dystrybucji czy sprzedaży detalicznej. Można przy tym zdecydować się na systemy uniwersalne, czyli takie, które mogą być wdrażane bez względu na branże czy segment rynku, bądź na rozwiązania skrojone pod konkretną specyfikę. Dlatego tak ważne jest, aby o wyborze systemu decydować w oparciu o precyzyjną charakterystykę swojej działalności - wraz z określeniem celów dotyczących tego, co chcemy usprawnić.
Duże znaczenie ma również wielkość danej organizacji, która może zdefiniować, jak bardzo rozbudowanego oprogramowania dla firm potrzebujemy. Małe organizacje, niewymagające obsługi dużej liczby procesów mogą często postawić na tzw. systemy wyspowe niezintegrowane. Dla większych bądź rozwijających się przedsiębiorstw wskazane są z kolei raczej bardziej rozbudowane narzędzia, takie jak systemy ERP. Integrują one wiele różnych obszarów działania - finanse, księgowość, sprzedaż, magazyn, logistykę czy zasoby ludzkie - w ramach wspólnej bazy danych.
To, czy dane rozwiązanie informatyczne pasuje do naszej charakterystyki można łatwo sprawdzić, korzystając z darmowych konsultacji oferowanych często przez firmy wdrożeniowe.
Jeżeli wiemy już, jakiego rodzaju systemu poszukujemy, możemy skoncentrować się na doborze dostawcy. Różni partnerzy wdrożeniowi proponują różne ceny usług, a - jak wiadomo - cena stanowi zwykle jeden z kluczowych kryterium w procesie zakupowym. Czy aby na pewno warto aż tak się nią sugerować? W przypadku usług wdrożeniowych systemów informatycznych ceny implementacji rozwiązania wiążą się z poziomem kompetencji dostawcy. Oznacza to, że nawet jeżeli zdecydujemy się z początku na tańszego dostawcę, źle wdrożone oprogramowanie w szybkim czasie i tak przełoży się na straty i zahamuje nasze możliwości rozwoju. Ma tu zastosowanie powszechnie znana reguła, że kierownicy projektu i analitycy o dużym doświadczeniu otrzymują raczej wyższe wynagrodzenia.
Warto też pamiętać - zwłaszcza w przypadku implementacji rozbudowanych systemów - o potwierdzeniu, czy rozważany przez nas dostawca ma wypracowaną metodykę wdrożeniową, która porządkowałaby przebieg projektu
Podejmując decyzję o zakupie oprogramowania dla firm, powinniśmy uświadomić sobie, że nie jest to inwestycja na najbliższy kwartał czy pół roku. Jest to projekt, który powinien przekładać się na naszą wydajność operacyjną w perspektywie lat. Dlatego tak istotne jest, żeby przywiązać uwagę do tak podstawowych kwestii, jak czas poświęcony na organizację inwestycji, zebranie własnego zespołu specjalistów oraz otwartość na komunikację z firmą wdrożeniową.
Aby projekt nie zakończył się porażką, nie należy spychać go na drugi plan. Jeżeli aktualnie nie jesteśmy pewni, czy będziemy mogli poświęcić inwestycji wystarczającą ilość czasu, być może warto przesunąć zakup systemu o kilka miesięcy. Zwłaszcza, jeżeli szykujemy się do implementacji rozbudowanego oprogramowania, które ma obsługiwać więcej niż jeden obszar.
Co więcej, co niekoniecznie może wydać się oczywiste, w kontakt z dostawcą powinniśmy zaangażować ze swojej strony zespół specjalistów - nie tylko z kręgu ekspertów IT. Jest to dość częsty błąd popełniany przez przedsiębiorców. Zespół projektowy musi składać się z pracowników doskonale zapoznanych z charakterem firmy i jej procesami - przede wszystkim tymi, na których usprawnieniu nam zależy.